אוטומציה מאפשרת לנו להפוך תהליך ידני שחוזר על עצמו בעסק לאוטומטי וכך לחסוך לנו זמן רב ואנרגיה. האוטומציה מורכבת מטריגר ופעולה. הטריגר הוא אירוע שצריך לקרות כדי שתתרחש הפעולה. האוטומציה יכולה להיות מובנית בתוך המערכת בה אנו משתמשים, או לקרות באמצעות חיבור בין שירותים ומערכות שונים. למשל שליחת מייל ברוכים הבאים לכל נרשם חדש לרשימת התפוצה או שמירה של פוסטים חדשים מעמוד הפייסבוק בטבלה מסודרת בגוגל דרייב.
תוכן עניינים
אוטומציה בדיוור
אחת השאלות שחוזרת על עצמן בעקביות היא איך לשלוח סדרת מיילים ייעודיים למי שנרשם להורדת מתנה. אני כבר כמה חודשים מאפשרת הורדה של קבצים באתר ללא הרשמה אבל לפני כן היתה חובת הרשמה ושלחתי דיור ספציפי ונפרד לכל מתנה, בנוסף על הדיוור הכללי שלי.
איך עושים את זה? אני מסבירה על מערכת מיילצ'ימפ איתה אני עובדת.
בתוך מיילצי'מפ יש לנו את הקהל, ובו אפשר להגדיר קבוצות.
- נגדיר קבוצה ייעודית לכל אחת מהמתנות.
- באתר שלנו בטופס ההרשמה למתנה, נבחר את הקבוצה המתאימה. אם אנחנו משתמשים באלמנטור, אפשר לבחור את הקבוצה ממש בתוך טופס ההרשמה באלמנטור.
- במיילצ'ימפ נגדיר קמפיין אוטומציה חדש שיופעל רק עבור נרשם שמצטרף אל הקבוצה (ברגע שהוא ממלא את הטופס הוא ישוייך לקבוצה, גם אם הוא כבר רשום לניוזלטר שלנו)
- בתוך קמפיין האוטומציה החדש שהגדרנו נכין מייל או סדרת מיילים שישלחו לנרשמים החדשים.
כעת, בלי קשר לדיוור השוטף שלנו, כל מי שירשם בטופס יקבל את המייל של המתנה. את הדיוור השוטף אנחנו יכולים לבחור אם לשלוח לכל רשימת התפוצה שלנו, או להחריג את המשתמשים החדשים שעדיין לא קיבלו את כל סדרת המיילים של המתנה.
ניהול תיבת מייל
זירו אינבוקס
אני אוהבת לעבוד כאשרת תיבת הדואר הנכנס שלי ריקה. כשיש לי שם מיילים, זה מציק לי. כדי להגיע למצב הנהדר הזה של זירו אינבוקס, אני משתמשת בשתי שיטות:
- כללים ופילטרים – בג'ימייל (וגם באאוטלוק) יש אפשרות להגדיר מסננים למיילים חדשים שמגיעים וכללים שמופעלים עליהם בהתאם למאפייני המייל. כך אני מפעילה מסננים וכללים, מתייגת מיילים ושולחת אותם לארכיון, בלי שהם בכלל עברו באינבוקס. למשל: מיילים של רשימות דיוור עוברות ישר לארכיון, הם נשארים במצב של unread, כך שאם משעמם לי אני יכולה לעשות חיפוש בג'ימייל על מיילים שלא קראתי ולקרוא להנאתי.
- סנוז! זה פיצ'ר שמאפשר לשלוח מייל לארכיון ולהחזיר אותו לאינבוקס בתאריך ובשעה שאנו מגדירים. למשל אם קבעתי שיחה עם לקוחה ביום ובשעה כלשהם והיא שלחה לי מייל שרלוונטי לפגישה, אני יכולה להסניז את המייל כך שיקפוץ לי כמה דקות לפני הפגישה.
טיפ!
אל תעשו יותר מדי סנוזים. רק אם למייל יש באמת תאריך לטיפול, הסניזו אותו. אם מדובר במיילים שאתם פשוט רוצים להתייחס אליהם יותר מאוחר, עדיף לתת להם תגית כמו "לטיפול", לסמן אותם כ-"לא-נקרא" ולשלוח לארכיון. כשתרצו לטפל בהם, פשוט חפשו את תגית ה-"לטיפול" שלכם.
תבניות מיילים
בגי'מייל וגם בסטריק (תוסף לגי'מייל) יש פיצ'ר של תבניות מוכנות מראש. אנו מכינים מייל, שומרים אותו כטמפלייט ויכולים להשתמש בו שוב ושוב. אפשר גם לעדכן את הטמפלייט כמובן. אפשר ליצור טמפלייט להסכם ייעוץ, להצעת מחיר או לתזכורת לפגישה.
זה כל כך נוח. חלק מהתבניות בהן אני משתמשת הן:
- הסכם הייעוץ שלי (ואני רק צריכה לשנות כמה פרטים שהם ספציפיים ללקוח),
- הנחיות לעבודה משותפת מוצלחת
- בקשה לאישור דוחות למעוף
מייק - הדבק של האינטרנט
זאפייר Zapier, מייק Make ו-IFTTT הן מערכות ליצירת אוטומציה וחיבור בין מערכות שונות: כאשר במערכת א' קורה X, מערכת ב' תבצע את Y. זאפייר קלה יותר לשימוש, אבל בגירסה החינמית יש פחות פעולות שניתן לעשות לעומת מייק. מייק זולה יותר (ומאפשרת יותר פעולות בגירסה החינמית), אבל גם מורכבת יותר ומאפשרת אינסוף מודלים, כלים ותרחישים אפשריים.
אני מפעילה מספר אוטומציות בעסקים שלי באמצעות מייק:
- גיבוי טפסים באתר. כל טופס שגולש ממלא באתר שלי, הנתונים שלו נרשמים בטבלה מסודרת בגוגל דרייב. יש לי שני סוגי טפסים – טופס יצירת קשר וטופס שאלון התאמה למתעניינים. מאחר והשאלון מכיל הרבה יותר שדות, הוא מתווסף לגוגל שיט ייעודי עבורו. בנוסף, כל הנתונים מהשאלון מועתקים גם לקובץ גוגל דוק, שבו אני מסכמת את שיחת ההיכרות הטלפונית עם אותה מתעניינת.
- גיבוי שבועי של הפוסטים שאני מעלה לרשתות החברתיות. כל פוסט שאני מעלה לפייסבוק ולאינסטגרם שלי מגובה באופן אוטומטי לאיירטייבל. מעבר לגיבוי, זה גם מאוד נוח. כשאני רוצה לרשום על נושא מסויים, וזוכרת שכבר דיברתי עליו, אני פותחת את הטבלה, עושה חיפוש ומוצאת את מה שכתבתי בעבר. יש בגיבוי אפילו לינק לפוסט עצמו. זה גם בדיוק מה שעשיתי ברגעים אלה ממש. זכרתי שכתבתי בפייסבוק על אוטומציה, עשיתי חיפוש והופ – שדרגתי קלות את המאמר הזה 🙂 כדי להפעיל את האוטומציה הזו צריך לחבר את שירות האוטומציה לפייסבוק ולחשבון הגוגל או איירטייבל, לבחור את הקובץ והגיליון המתאימים בדרייב או הבסיס והטבלה באיירטייבל וזהו – הקסם מתחיל. הרבה פעמים האוטומציה כבר מוכנה ומוגדרת מראש, ואנחנו רק צריכים לבצע התאמות קטנות אלינו (כמו לבחור את הקובץ בו ישמרו הנתונים).
- הוספת פגישות חדשות לקובץ ניהול הלקוחות שלי – חיברתי את קלנדלי (מערכת תיאום הפגישות שלי) ואת איירטייבל (מערכת ניהול הלקוחות שלי) למייק, וכל פגישה חדשה מתווספת לטבלת הפגישות שלי (כולל מספר הפגישה של הלקוח הספציפי!).
- הוספת לקוחות חדשים לחשבונית ירוקה – כשאני מעדכנת לקוח חדש בקובץ ניהול הלקוחות, הוא מתווסף אוטומטית גם לחשבונית ירוקה עם כל הנתונים של הלקוח (שם לחשבונית, מייל לחשבונית, עיר, טלפון וכו'). זה חוסך מלא זמן 🙂
- הוספת לקוחות חדשים כולל למערכת הדיוור – באיירטייבל אני מסווגת את הלקוחות שלי ללקוחות פעילים ולקוחות לא פעילים (הייעוץ הסתיים). לקוחות חדשים מתווספים למיילצימפ וכשמשתנה להם הסטטוס הוא מתעדכן גם במיילצ'ימפ. כך יש לי רשימה עדכנית של לקוחות פעילים למקרה ואני שולחת מייל עדכון.
- הפקת קבלות – אני לא מפעילה אוטומציה מובנית לתשלום והפקת קבלות. הלקוחות מעבירים לי תשלום בביט או בפייבוקס, אני ממלאת באופן ידני את פרטי התשלום בטופס תשלום שיצרתי באיירטייבל ו-זהו. הקבלה מופקת לבד בחשבונית ירוקה. האוטומציה סורקת את כל שורות התשלום שעדיין אין להן קבלה, מפיקה קבלה, ומחזירה לאיירטייבל את מספר הקבלה. מגניב, לא?
איירטייבל
איירטייבל היא סוג של אקסל אונליין משוכלל שמאפשר קבלת נתונים ממייק וביצוע אוטומציות פנימיות. היא צבעונית ויפה, ומאפשרת לעשות כמה Views לכל בסיס נתונים שזה פיצ'ר מאוד שימושי שממש חסר באקסל.
היררכית הנתונים באיירטייבל מורכבת מ- (1) בסיס נתונים, (2) טבלאות, (3) Views.
כמה מהפיצ'רים המוצלחים של איירטייבל והסיבה שלאט לאט אני מעבירה חלק מניהול הנתונים שלי אליה (אם כי אקסלי ההוצאות עדיין במחשב):
Views
Views מאפשרים לנו לסנן את הנתונים שלנו לפי כל מיני פרמטרים ולהציג רק את השדות שמעניינים אותנו בכל View. כלומר יכול להיות שבסיס הנתונים שלי מכיל עשרות שדות שונים, אבל אני יכולה לייצר View שמכיל רק 2 שדות (שם וטלפון).
מה אפשר לעשות עם זה? למשל, יש לי בסיס נתונים של פגישות – כל הפגישות שהיו לי וכל הפגישות העתידיות שמתוזמנות במערכת. אני יכולה ליצור כמה Views: וויו של פגישות עתידיות, וויו של פגישות עתידיות שעוד לא שולמו, וויו של פגישות לפי לקוח מסויים, וויו של פגישות שבוצעו אבל עדיין לא הכנתי עבורם סיכום פגישה, וכו'. ובכל וויו – להציג רק מה שרלוונטי לי.
אוטומציות פנימיות
לאיירטייבל יש אוטומציות פנימיות שאפשר להפעיל על ידי כללים. למשל יש לי טבלה של לקוחות מעוף, ולכל לקוח יש סטטוס – לקוח פעיל, להגיש דרישת תשלום, דרישת תשלום שולמה וכו'. הוספתי שדה כן/לא של דרישת תשלום שולמה. ברגע שאני מסמנת כן (בעצם אני מסמנת ♥), הסטטוס של הלקוח משתנה אוטומטית לדרישת תשלום שולמה. מגניב, לא?
קישור בין טבלאות ונוסחאות
איירטייבל מאפשרת לנו לקשר בין נתונים בטבלאות שונות ולבצע נוסחאות על הנתונים. אצלי טבלה אחת היא טבלת לקוחות עם כל הנתונים על הלקוח, וטבלה שניה היא טבלת פגישות. אני יכולה לבצע התאמה לפי שם לקוח (או מזהה לקוח) בין 2 הטבלאות, ולהשתמש בנתונים של טבלה אחת בטבלה השניה. למשל אני יכולה להציג בטבלת לקוחות את סך התשלום הכולל שקיבלתי מלקוח מסויים, על בסיס הנתונים בטבלת הפגישות.
טבלה אחרת מכילה את כל התשלומים שקיבלתי בפועל מהלקוחות עם מספרי חשבוניות שהגיעו מחשבונית ירוקה (דרך אוטומציה שהוגדרה במייק). כך אני יכולה לראות על כמה שעות שילם הלקוח, האם הוא במאזן חיובי או שלילי ובטבלת הפגישות, ב-view של פגישות בשבוע הקרוב, אני יכולה לדעת האם על הפגישה הבאה שלנו הוא צריך לשלם או שהוא במאזן חיובי (שילם על כמה פגישות מראש).
וואטסאפ ביזנס
אחד הפיצ'רים השימושיים בוואטסאפ ביזנס הוא תגובות מהירות. מגדירים מראש את ההודעה, בוחרים לה שם מקוצר ואז כשאנחנו מקלידים הודעה לוחצים על "/" ונפתחת לנו רשימת התגובות (אפשר גם "/שם-מקוצר").
יש לי תגובה מהירה לתיאום פגישה בקלנלדי עם הלינק, לתעריף הייעוץ, ללינק לתשלום בפייבוקס, להודעת היכרות ולתזכורת לפגישה. מאוד נוח 😊
מאיפה מגיעים לאתר שלי? UTM
גוגל אנליטיקס מאפשר לנו לראות מאיפה מגיעים הגולשים לאתר שלנו פי מספר פרמטרים שנקראים UTM: מקור source, מדיום medium, מילת מפתח keyword, תוכן content, קמפיין campaign.
ישנם מקורות שגוגל יודע לזהות לבד – למשל, גולשים שמגיעים מחיפוש בגוגל יתוייגו כתנועה אורגנית מגוגל: מקור: google, מדיום: organic.
כאשר אנחנו מפרסמים קישור לאתר שלנו, אנחנו יכולים לפרסם אותו יחד עם UTM לבחירתנו, כך שהנתונים באנליטיקס יהיו לנו נוחים לקריאה ולניתוח ונוכל להפריד בין מקורות התנועה לאתר.
מתי זה טוב? אם אנחנו מפרסמים קישור לאתר שלנו גם בעמוד הפייסבוק שלנו וגם בקבוצת פייסבוק (שלנו או של אחרים), אנליטיקס ידע שהם הגיעו מפייסבוק, אבל לא ידע להגיד לנו אם התנועה היא מהעמוד או מהקבוצה. ברגע שאנחנו נייצר שני לינקים שונים עם UTM שונה לקבוצה ולעמוד, נוכל לראות באנליטיקס את מקורות התנועה בנפרד.
אם פרסמנו קישור לדף מכירה, נוכל לראות אילו ממקורות התנועה שלנו (עמוד או קבוצה) ממירים יותר טוב – כמה נכנסו מכל מקור וכמה רכשו מכל מקור.
איך זה עובד?
קודם כל צריך להחליט על שיטה ל-UTM. איך יהיה לנו נוח לראות את המקורות שלנו, איך את המדיום וכו'. למשל נהוג לתת קישורים מרשימת התפוצה UTM של newsletter \ email. אני באופן אישי חושבת שיש כאן כפילות ולכן בשיטה שלי ההגדרה היא אחרת.
לא חייבים להשתמש בכל הפרטמרים, אני בד"כ משתמשת במקור, מדיום ואחד משלושת האחרים.
השלב הבא הוא ליצור את הקישור עם תוספת ה-UTM, אני משתמשת בתוסף לכרום בשם Google analytics URL builder כדי ליצור את הלינק הארוך, מעתיקה אותו לשירות הקיצורים האישי שלי, יוצרת קישור מקוצר ומפרסמת אותו במקום המתאים בהתאם ל-UTM (קיצור עם פייסבוק בפייסבוק, קיצור עם ניוזלטר בניוזלטר).
אוטומציה נעימה ♥
יש אוטומציות ותהליכים שהיה לנו קל לעשות בעצמנו (למשל, הפעלת קלנדלי – שירות לתיאום פגישות אוטומטי) ולפעמים נרצה להכניס לעסק תהליכים מורכבים יותר עם איש מקצוע המתמחה באוטומציות לעסקים.
אני לא מומחית לאוטומציה. אני טכנולוגית וקולטת מהר, ואם יש אוטומציה משמעותית שאני רוצה להכניס לעסק שלי, אלמד איך לעשות אותה ואפעיל אותה. הייתי מאוד רוצה למצוא איש או אשת מקצוע עם ידע באוטומציה הדרושה לעסקים קטנים, שמשתפים מהידע בבלוג שלהם ומפרסמים מדריכים מפורטים ליצירת אוטומציות חשובות. עדיין לא מצאתי מישהו כזה והמדריכים שמצאתי עד כה הם מאוד בסיסים. אבל אנשי המקצוע קיימים ומחכים לעזור לכם 🙂
אחת מהן היא מיכל יחיאלי קופנהגן איתה עבדתי איתה באופן אישי לפתח את מערכות האוטומציה שלי, אז תמסרו לה ד"ש ממני.
כדאי גם לעבור על המדריך המלא שלי עם כל הכלים והתוכנות בהם אני משתמשת לניהול העסק שמכיל עוד הרבה מאוד כלים ושירותים מומלצים בעיני.
