לגבות קבצים ולעבוד חכם יותר – מדריך עבודה וגיבוי בענן

עבודה נכונה בענן יכולה להקל עלינו ולחסוך לנו הרבה מאוד זמן. גיבוי קבצים הוא קריטי בעיניי, בין אם אלו תמונות אישיות, מסמכי לקוחות או כל דבר אחר, אני תמיד אגבה את הקבצים שלי, בדרך כלל בשני שירותי גיבוי שונים. זה אולי נשמע הרבה, אבל אחרי האכזבה שחוויתי כשאיבדתי את כל הסרטונים האישיים שהיו לי במחשב מלפני 10 שנים, אני מעדיפה לא לקחת סיכון.

המדריך הבא מציג את שיטת העבודה האישית שלי. מאחר ואני יסודית מטבעי, חקרתי לעומק את השירותים השונים המציעים גיבוי בענן ואני מציגה כאן את ההתרשמות האישית שלי. אין לראות במדריך המלצה ואין לי כל אחריות על פעולות שתבצעו בעקבות המדריך.

הנחת עבודה: כלי העבודה העיקרי שלי הוא המחשב והמדריך יעסוק בגיבוי קבצים במחשב.

עבודה בענן – ההבדל בין שירות סנכרון לשירות גיבוי

שירות גיבוי בענן (כמו backblaze) מגבה את הקובץ שיש לנו במחשב בענן. ברגע שנשנה את הקובץ במחשב, גם העותק בענן ישתנה.
 
שירות סנכרון בענן (onedrive, google drive, dropbox) יוצר שני עותקים זהים של הקובץ – אחד במחשב שלנו ואחד בענן. ברגע שנעשה שינוי במחשב, הקובץ בענן ישתנה – וגם להיפך. ברגע שנשנה את הקובץ בענן, העותק המקומי במחשב שלנו ישתנה גם הוא (זה לא תמיד קורה ברגע, צריך להיות חיבור לאינטרנט ולפעמים זה לוקח כמה דקות, אבל העקרון הוא שהשינוי הוא מיידי בשני המקומות).

Onedrive - סנכרון בענן

הכלי העיקרי איתו אני עובדת הוא Onedrive – שירות הענן של מיקרוסופט. אם יש לכם מנוי לאופיס 365 אתם מקבלים ביחד איתו גם שטח של 1 טרהבייט (1,000 ג’יגהבייט) לגיבוי בענן. זה המון. מחשב חדש בד”כ מגיע עם הרדיסק של 256-512 ג’יגה, כך ש-1,000 הם ממש הרבה (אלא אם כן אתם צלמים). ואם זה לא מספיק עבורכם – אפשר לקנות עוד שטח אחסון.

אז איך עובד onedrive? זו פעילות משותפת של אפליקציה למחשב ותיקיית קבצים במחשב. ובכל פעם שאתם מעתיקים קובץ אל התיקיה, או מבצעים שינוי בקובץ שקיים בה, אפליקציית onedrive פועלת ברקע ויוצרת או מעדכנת את הקובץ התואם בענן.

אתם יכולים לשנות את הקובץ ישירות בענן (דרך אתר onedrive live) – למחוק אותו, לערוך אותו (אם זה קובץ אופיס, ניתן לערוך את הקבצים באמצעות office live שנותן ממשק עבודה דומה לתוכנות המותקנות במחשב).

צילום מסך של קובץ המוצג באקסל-אונליין
קובץ המוצג באקסל אונליין (שימו לב שהממשק ממש זהה)

כבר כמה שנים שכל הקבצים שלי במחשב שמורים בתיקיית onedrive. שיניתי את מיקום התיקיות הראשיות במחשב (תיקיות ברירת המחדל של חלונות documents, pictures, video, music וגם התיקיות האחרות שלי) שיהיו בתוך תיקיית onedrive. אני לא צריכה לזכור לגבות בענן, אני לא צריכה לזכור להעתיק קבצים חשובים לענן – הכל מלכתחילה יושב בתיקיית הענן שלי.

שיתוף קבצים

ניתן לשתף קבצים הנמצאים בתיקיית onedrive בשתי דרכים:
1. לפתוח את הקובץ לשיתוף כללי באמצעות לינק – לצפיה בלבד או לעריכה.
2. לאפשר הרצאה ספציפית למשתמשים לפי המייל שלהם. אפשר להחליט עבור כל אחד אם הוא יכול גם לערוך את הקובץ או רק לצפות בו.
אפשר גם לקבוע תאריך תפוגה לשיתוף. 
הרשאות שיתוף ב-onedrive
הרשאות שיתוף ב-onedrive

Files on Demand

files on demand הוא תכונה של onedrive שמאפשרת לכם לקבוע שקובץ מסויים יהיה זמין רק אונליין. אתם תראו שהקובץ קיים במחשב, אבל הוא לא יתפוס מקום בהרדיסק של המחשב. ברגע שתפתחו את הקובץ, תתחיל הורדה שלו מהענן למחשב ותוכלו לצפות או לערוך את הקובץ. זו אופציה שמאפשרת לנצל את כל ה-1TB שקיבלתם דרך מנוי אופיס 365 גם כאשר שטח ההרדיסק במחשב שלכם קטן יותר. לפעמים נגמר המקום בהרדיסק והאופציה הזו זמינה ויותר נוחה וזולה מאשר החלפת הרדיסק במחשב.

אני ניסיתי להפעיל את files-on-demand וזה באמת חסך לי מקום במחשב, אבל בסוף החלטתי לא להשתמש בו בגלל שכשהוא פועל, שירות הגיבוי הנוסף שלי (backblaze) לא עובד. 

עוד פיצ’רים

שמירה אוטומטית של מסמכי אופיס (וורד, אקסל, פאאוור-פוינט) – הופך את העבודה היומיומית לקלה יותר. לא עוד שמירת קבצים אובססיבית כל כמה דקות מחשש שהאקסל יקרוס – הקבצים נשמרים אוטומטית, זה ממש מקל על העבודה.

אפשרות שמירה אוטומטית באופיס
אפשרות שמירה אוטומטית באופיס

שמירת היסטוריית גרסאות של מסמכי אופיס – זה ממש מעולה! הציל אותי כבר כמה פעמים. למשל לפני כמה ימים רשמתי מסמך בוורד, החתולה שלי עלתה על המחשב ונמחק קטע חשוב מהטקסט, לא שמתי לב בזמן והמשכתי בכתיבה. אחרי כמה ימים שמתי לב שחסר לי החלק החשוב, ושחזרתי אותו באמצעות היסטוריית הגרסאות.

זה טוב גם למקרים בהם עשיתי שינוי בקובץ והתחרטתי, אפשר לחזור לגירסה קודמת מלפני כמה שעות, ימים ואפילו שבועות.

חסרונות

  • כל הקבצים צריכים להיות בתיקיית onedrive.
  • הפעלת files-on-demand לא מאפשרת לגיבוי backblaze לגבות את תיקיית onedrive, גם לא עבור קבצים שנמצאים לוקאלית במחשב שלי.

Google Drive - סנכרון בענן

כל משתמש (user) בגוגל מקבל 15GB בחינם לשימוש בג’ימייל, גוגל דרייב וגוגל תמונות. לי יש שתי כתובות מייל בג’ימייל, ובכל אחת מהן יש לי 15GB.

ניצול שטח אחסון בגוגל דרייב
ניצול שטח אחסון בגוגל דרייב
ניצול שטח אחסון בגוגל דרייב
וזה השימוש בכתובת המייל של העסק

גוגל דרייב הוא שירות הענן של גוגל שמאפשר אחסון קבצים. ניתן לצפות בתיקיית ה-drive במחשב האישי על ידית התקנת תוכנת Back and Sync by Google. כאשר מתקינים את התוכנה מתווספת תיקיית Google Drive למחשב עם כל הקבצים שאחסנו בגוגל דרייב. מרגע זה הקבצים מסונכרנים בין המחשב לענן. כל שינוי שנעשה בקובץ, באחד המיקומים, יבוצע בהתאם גם במיקום השני (כמו ב-onedrive).

יתרונות

גיבוי תיקיות שאינן בתוך תיקיית Google Drive – זה יתרון עצום. אפשר להוסיף הרדיסק חיצוני ואפשר להוסיף תיקיות במחשב.
לינק להורדה ישירה – כשמשתפים קובץ בגוגל דרייב, אפשר לשנות את הלינק כך שהוא יהיה לינק של הורדה ישירה (לא הצלחתי לעשות זאת דרך dropbox או onedrive). האופציה הזו שימושית לי בעסק עבור אנשים שנרשמים כדי לקבל ממני מדריך או אקסל במתנה. אני שולחת להם לינק וכאשר הם מקליקים עליו הקובץ יורד להם למחשב באופן אוטומטי (ולא נפתח בדפדפן כמו בדרופבוקס). כך אני חוסכת להם פעולה.

Google One – רכישת שטח אחסון נוסף

אם 15 הג’יגה שקיבלנו בחינם לא מספיקים עבורנו, אפשר לרכוש מגוגל שטח אחסון נוסף במחירים נמוכים. הרכישה מתבצעת באמצעות מנוי Google One:

Backblaze - גיבוי בענן

יש מספר אפשרויות לשירות גיבוי בענן, אני בחרתי בשירות של Backblaze (גילוי נאות – זה קישור Affiliate – אתם מקבלים חודש התנסות חינם (במקום 15 ימים), ואם אתם רוכשים מנוי אני מקבלת תוספת של חודש למנוי שלי).
האפליקציה רצה במחשב ברקע ומגבה את הקבצים שבחרנו לגבות. העלות היא 60 דולר לשנה ואין הגבלה על כמות המידע המגובה. אפשר לגבות את כל הקבצים שבמחשב וגם את כל הקבצים שיש בהרדיסק חיצוני (גם אין הגבלה על כמות ההרדיסקים החיצוניים שאתם מגבים).
אפשר לראות את הקבצים אונליין – אבל אי אפשר לשנות אותם אונליין, זה ההבדל בין שירות גיבוי לשירות סנכרון.

תוכנת גיבוי Backblaze
אפליקציית הגיבוי Backblaze

הרדיסק חיצוני - גיבוי מקומי

לפני כמה שנים רכשתי דיסק קשיח חיצוני של 1TB בו אני מאחסנת קבצים מאוד גדולים שאני לא רוצה שיתפסו לי מקום במחשב. חומרי גלם של סרטונים שצילמתי והסרטון הערוך כבר עלה ליוטיוב, הדרכות מוקלטות שקניתי והורדתי למחשב.

אני לא משתמשת בדיסק החיצוני כגיבוי, אלא כמקום אחסון נוסף. ניתן להשתמש בו גם כגיבוי מקומי.

הדיסק החיצוני מגובה דרך שירות backblaze ואני שוקלת גם להגדיל את שטח האחסון שלי ב-Google Drive כדי לגבות את הקבצים בהרדיסק גם שם (כך שיהיה לי גיבוי כפול).

הדיסק החיצוני שלי

אין מספיק מקום במחשב?

במדריך התייחסתי בעיקר לשיטת הגיבוי שלי בענן, כאשר הקובץ נמצא גם במחשב וגם בענן. אבל מה עושים כשההרדיסק במחשב לא מספיק גדול ואין מקום לכל הקבצים שלנו? יש כמה אפשרויות שאני מכירה:

  • שימוש בהרדיסק חיצוני (וגיבוי שלו) – זה מה שאני עושה.
  • שימוש באופציית files-on-demand של Onedrive. החסרון כפי שכתבתי הוא שלא ניתן להשתמש במקביל בשירות הגיבוי של backblaze.
  • שימוש ב-Google Drive (או Dropbox) בלי התקנה במחשב של backup-and-sync. פותחים את אתר האינטרנט של גוגל דרייב, גוררים לשם קבצים ומוחקים מהמחשב. כך הקובץ לא קיים במחשב ולא תופס מקום, ואפשר לגשת אליו בכל עת. חסרונות: (1) אין גיבוי כפול, קיים רק עותק אחד של הקובץ ואנחנו תלויים בגוגל. (2) כנראה שיהיה צורך לרכוש תוספת אחסון בתשלום.
  • ישנו גם שירות ענן בשם Mega, שבו מקבלים 50 ג’יגה בחינם, ואפשר לאחסן קבצים בלי שיתפסו מקום במחשב. באופן אישי לא התנסיתי איתו כך שאין לי המלצה או דיס-המלצה עליו.

מרגישים בעננים!

מקווה שעזרתי ועשיתי לכם סדר בנושא גיבוי בענן. במאמר אחר בבלוג כתבתי על כלים וטריקים בהם אני משתמשת כדי להיות פרודטקיבית. מוזמנים לקרוא :-).

אם תרצו שאעזור לכם באופן אישי עם העבודה בענן בעסק שלכם, שלחו לי הודעה ואחזור אליכם:

  • לעולם לא אשתף את הפרטים שלכם עם גורם שלישי

בהצלחה מעומק הלב!
מירה רוזנפלד

אל תפספסו אף מדריך!

הירשמו לרשימת התפוצה וקבלו טיפים והדרכות לניהול כלכלי בעסק שלכם

נעים להכיר!

נעים מאוד, אני מירה רוזנפלד, יועצת כלכלית לעצמאים ולמשפחות. אני מלמדת הבנה וניתוח של נתונים כלכליים, חשיבה אסטרטגית לטווח ארוך והתנהגות כלכלית נכונה ביום-יום במטרה לעזור לאנשים להגיע להישגים מצוינים ולממש את הפוטנציאל שלהם. אני מאמינה במצוינות ובדוגמה אישית ולכן את הדברים שאני מלמדת – אני גם עושה בעצמי.
אני יודעת שהתעסקות עם כסף ומספרים יכולה להיות מרתיעה, ולפעמים גם מפחידה ובדיוק בשביל זה אני פה, לעזור להתמודד עם התחושות ולצבור הצלחות ושינוי הרגלים.

יש לי ניסיון של מעל עשר שנים בתחום הניהול הפיננסי, תכנון כלכלי ותמחור. אני בוגרת תואר ראשון בכלכלה וניהול בהצטיינות יתרה מהטכניון ותואר שני במנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב בהתמחות שיווק ואסטרטגיה. בנוסף התמחיתי באימון כלכלי, בייעוץ לעסקים קטנים, בייעוץ לכלכלת המשפחה ובתכנון פיננסי אישי. עוד פרטים מעניינים עליי

הידע שלי
בתיבת המייל שלך