אנחנו עובדים ועובדים ועובדים – אבל אין לנו באמת מושג כמה העסק מרוויח. הדוח השנתי מרואה החשבון לא ממש קשור למה שחשבון הבנק מראה לנו. אז מה נכון? מי צודק? כמה באמת אנחנו מרוויחים בעסק?
המטרה של העסק שלנו היא להרוויח. אנחנו לא מנהלים עמותה שלא למטרת רווח או תחביב יקר. זה הכרחי שנכיר את ההוצאות וההכנסות כדי שנוודא שהעסק מרוויח, כדי לקבוע את גובה המשכורת החודשית שלנו (כמה כסף אנחנו מושכים הביתה) וכדי שנוכל לתכנן קדימה ולהציב מטרות ויעדים לצמיחה בעסק.
אין לי אבקת קסמים. כדי שתדעו כמה אתם מרוויחים, אתם צריכים לנהל את ההוצאות וההכנסות בעסק. לשלוח פעם בחודשיים את החשבוניות לרואה החשבון – פשוט לא מספיק. אבל אני מבטיחה שברגע שנכנסים לעניינים וזה הופך להיות הרגל – מדובר בעניין של כמה דקות ביום, ולא יותר משעה בשבוע.
תוכן עניינים
למה קשה להבין כמה אנחנו מרוויחים?
ניהול של הפעילות העסקית בחשבון הבנק הביתי
ניהול משותף של כספי הבית והעסק יוצר בלגן שמונע ממכם לנהל גם את הכספים בעסק וגם את הכספים בבית. הפתרון – ממש קל: מפרידים את הפעילות העסקית לחשבון בנק נפרד. בחיי. עשיתם את זה? זה כבר חצי מהעבודה. אפילו אם לא תנהלו את הכספים בצורה מסודרת – אם יש לכם חשבון בנק לעסק, תוכלו לדעת בגדול כמה אתם מרוויחים.
עיתוי התשלומים וההכנסות
צ'קים דחויים, קניה בתשלומים, שוטף + אף פעם – כל אלה מקשים מאוד על ההבנה של כמה העסק מרוויח. להסתכל על חשבון הבנק לא ממש יעזור פה. וזה נכון לשני הכיוונים – גם כשאתם קונים ומשלמים בעתיד, וגם כשקונים ממכם.
תשלומי מיסים
אם אתם עוסק מורשה – חלק מהכספים שאתם מקבלים לחשבון הבנק בכלל שייכים למדינה (המע"מ). ויש גם את התשלומים למס הכנסה ולביטוח הלאומי. נכון שאתם משלמים מקדמות, אבל לפעמים המקדמות הן נמוכות מדי, או גבוהות מדי, ולאחר שתגישו את הדוח השנתי (אי שם באמצע-סוף השנה הבאה), תצטרכו להשלים כספים (או לקבל החזר).
הימנעות וחוסר נכונות או יכולת להסתכל על המספרים
אז לא, לא ממש.
למה יש הבדלים בין הדוח השנתי למס הכנסה לחשבון הבנק?
יש כמה סיבות לכך, והמוטיב שמוביל כאן הוא שהדוח השנתי הוא דוח עבור מס הכנסה, הוא לא דוח עבורכם, כמנהלי ובעלי העסק.
- הוצאות מוכרות – בדוח למס הכנסה ההוצאות שתראו הן ההוצאות שמס הכנסה מכיר בהן כהוצאות עסקיות. יכול להיות שיש לכם הוצאות על העסק שלא יכללו בדוח (תשלום בבתי קפה) ואם אתם עובדים מהבית – קרוב לוודאי שתראו בדוח הוצאות שלא קשורות לעסק (כמו ארנונה וחשמל) – ואז הדוח יציג הוצאות נמוכות מדי. או גבוהות מדי. בכל מקרה – קרוב לוודא שהוא לא יציג ההוצאות האמיתיות. מוזמנים לקרוא את ההסבר המורחב על הוצאות מוכרות.
- השקעה בעסק – אם רכשתם ציוד בסכומים גבוהים, בדוח למס הכנסה אתם תראו רק חלק קטן מההוצאה כאשר היתרה תירשם בשנים הבאות (כי בדוח למס הכנסה ההשקעה נפרסת למספר שנים ובכל שנה מס הכנסה מאפשר לכם לרשום כהוצאה רק חלק מהעלות המלאה, שהוא הפחת השנתי). אבל בפועל אתם שילמתם היום את כל ההוצאה, כלומר ההוצאות שהדוח יראה נמוכות לעומת המציאות – מה שאומר שהרווח יהיה גבוה לעומת המציאות.
- תזרים מזומנים – צ'קים דחויים, שוטף+ אף פעם, קניה בתשלומים, מכירה בתשלומים – את כל אלו לא תראו בדוח השנתי אבל הם משמעותיים בחשבון הבנק שלכם.
יש פתרון! דוח רווח והפסד ניהולי
אתם יכולים לנהל את הכספים בעסק שלכם באופן אקטיבי – ולדעת כמה אתם באמת מרוויחים. מעקב ורישום של ההכנסות וההוצאות האמיתיות שלכם יאפשר לכם:
- לדעת מה הרווח האמיתי שלכם בכל חודש
- להבין את העונתיות שקיימת בעסק שלכם
- להכין תוכנית כלכלית ולתכנן שנה ואפילו שנתיים קדימה
- להציב יעדים ומטרות ריאלים וברי-ביצוע
- לדעת מה גובה המשכורת שאתם יכולים למשוך מהעסק
- לקבוע סכום להמשך השקעה ופיתוח עסקי
אתם יכולים לעשות זאת בקובץ באקסל (תוכלו לקבל את שלי ממש בפסקה הבאה), באפליקציות לניהול תקציב, בגוגל-דרייב, בתוכנות ייעודיות (למשל bizibox) – תמצאו את הדרך שנוחה לכם, שקל לכם להתמיד בה, שקל לכם להבין באמצעותה את התמונה הגדולה והשורה התחתונה.
מתנה: טבלת אקסל לניהול ההוצאות בעסק - ללא הרשמה
בעיניי אקסל לרישום הוצאות הוא אחד הכלים הפיננסיים החזקים ביותר שיעזרו לכם לנהל את הכסף, לשמור על מסגרת התקציב, ולהבין על מה אתם מוציאים כספים.
הקובץ שלי שונה מהקבצים האחרים לניהול תקציב שמסתובבים ברשת. הוא מסודר ומאורגן, כל הוצאה היא ברורה ולא צריך לזכור אם רשמנו כבר את ההוצאה או לא. הכל מאוד ברור. ניתן למיין ולסנן את ההוצאות איך שבא לנו ויש טבלה שנתית שמראה באופן אוטומטי את סך ההוצאות לכל חודש ולכל סוג הוצאה.
אתם מוזמנים ללחוץ על כפתור ההורדה ולהתנסות בעצמכם. הקובץ יורד באופן ישיר למחשב. אין מייל, אין הרשמה לניוזלטר.
הקובץ ישלח למייל שלכם לאחר ההרשמה, אם אתם לא מוצאים אותו – בדקו בתיקיית ספאם / דואר זבל / קידום מכירות. רוב הסיכויים שהוא נשלח ומסתתר שם ומחכה שתעבירו אותו לתיקיית הדואר הנכנס.
הבהרה: האקסל מיועד לניהול ורישום הוצאות והכנסות, על מנת לדעת מה הרווח האמיתי בעסק (לפני מיסוי). אבל הוא לא משקף את תזרים המזומנים. דוח תזרים מזומנים מראה תמונה מדוייקת של מצב הכספים בפועל בעסק, כתלות במועד התשלום של הוצאות ובמועד קבלת כספים. כמובן הכנתי גם אקסל לתזרים מזומנים.
כלומר, אם בחודש דצמבר שילמתי על הוצאה בשני תשלומים, מבחינה ניהולית ההוצאה התרחשה דצמבר בלבד, ולכן באקסל ארשום את כל העלות של השירות בחודש דצמבר, והיא תשפיע על הרווחיות של השנה הנוכחית בלבד. בדוח תזרים מזומנים ארשום בכל חודש את החיוב בפועל, כלומר בחודש דצמבר תירשם רק מחצית מהעלות (כי רכשתי בשני תשלומים).
תזרים המזומנים בעסק לא משקף את הרווחיות בעסק, וגם לא להיפך, הרווחיות בעסק לא משקפת את תזרים המזומנים. העסק יכול להיות רווחי אבל במצוקת מזומנים. ולכן חשוב לנהל גם דוח רווח והפסד חודשי וגם תזרים מזומנים.
בהצלחה!
הבנת הרווח בעסק שלנו היא קריטית להצלחת העסק. הכנת דוח רווח והפסד ניהולי לא תיקח לכם הרבה זמן, אבל תבטיח שתדעו את התמונה האמיתית של העסק שלכם, שתכירו את המספרים שלו, שתוכלו לקחת אותו קדימה ולשפר מאוד את מצבכם הכלכלי.
אם בחרתם להוריד את האקסל שלי – תשתמשו בו. תתמידו ותהיו עקביים והוא יעזור לכם לעשות סדר בכספים בבית ובעסק ולהבין כמה העסק מרוויח. לאורך זמן השימוש באקסל וההתבוננות במספרים יהפכו להיות יותר ויותר קלים.
אם אתם מעוניינים שאעזור לכם לעשות סדר בעסק ולהבין כמה אתם מרוויחים, אתם מוזמנים להשתמש בשירותי הייעוץ שלי.
