אז איך משתמשים באקסל ההוצאות :-)

הי!

אם הגעתם לכאן בטח כבר הורדתם את האקסל החינמי שלי לניהול ההוצאות בעסק (או את הגירסה הביתית). ואם לא, תוכלו הוריד אותו ממש בכפתור כאן מתחת לטקסט, וללמוד על ניהול הרווח בעסק כאן. בהמשך המדריךאני מסבירה איך להשתמש באקסל – יש סרטון הדרכה וגם הסברים כתובים עם צילומי מסך.

הדרכה מצולמת לאקסל ההוצאות

סרטון ההדרכה לגירסה המעודכנת של האקסל לשנת 2021 (לחצו פעמיים לצפיה):

רישום הוצאות

האקסל כולל שני גליונות ראשיים ושני גליונות עזר.

  • גיליון רישום הוצאות: כאן נעדכן את כל ההוצאות שלנו 🙂
  • גיליון טבלה מרכזת: בו נראה את ההוצאות מקובצות לקטגוריות (הסכימה אוטומטית).
  • גיליון סעיפים: בו נוכל לשנות את תיאורי קטגוריות וסעיפי ההוצאה.
  • גיליון הוראות: בו רשמתי לכם את הוראות לשימוש באקסל.

גיליון רישום הוצאות

בגיליון זה נרשום את כל ההוצאות בעסק. העמודות הורודות מכילות נתונים שחובה למלא על מנת שהטבלה המרכזת תעבוד: תאריך, קטגוריית הוצאה ועלות. העמודות הכחולות (חנות / ספק, סעיף הוצאה, פירוט הוצאה, אמצעי תשלום, הערות, סוג הוצאה, מוצר / פרויקט והוצאה מוכרת) הן עמודות רשות שנועדו לעזור לנו לעשות סדר ולהבין טוב יותר על מה אנחנו מוציאים כסף. אני ממליצה למלא את כל העמודות (למעט הערות – בה נרשום רק אם באמת יש לנו הערה).

בשורה החדשה בה אנו רושמים את ההוצאה, כשנעמוד על התא של קטגוריית ההוצאה, יופיע חץ מצד שמאל של התא:

אם נקליק עם העבר על החץ, תיפתח לנו רשימה של אפשריות בחירה, מהן נוכל לבחור את קטגוריית ההוצאה הרלוונטית. ניתן גם להקליד באופן ידני, אבל רק מתוך רשימת הקטגוריות הנמצאת בגיליון סעיפים (הסבר בהמשך).

שימו לב שקטגורית ההוצאה וסעיף ההוצאה קשורים זה בזה. אפשרויות בחירה של סעיפי הוצאה השייכים לקטגוריה שבחרנו.

באופן דומה גם עמודות סעיף הוצאה ואמצעי תשלום מקפיצות רשימה של אפשרויות בחירה.

רכישה בתשלומים

הכלל הראשון הוא – לא קונים בתשלומים. חוסכים מראש את הכסף ואיתו קונים את מה שאנחנו רוצים וצריכים – לא מגדילים את החוב באמצעות תשלומים (תשלומים = הלוואה עם /  ללא ריבית).

אחרי שסגרנו את הפינה הזו – איך בתכלס מתנהלים עם רכישה בתשלומים:

ברישום הוצאות – נרשום את כל ההוצאה במועד שהיא קרתה, גם אם קנינו בתשלומים. למשל אם רכשתי בחודש נובמבר קורס מקצועי בעלות של 2,000 ₪ בארבעה תשלומים – בטבלת רישום ההוצאות כל ההוצאה תירשם בחודש נובמבר. זה שבחרתי לשלם בארבעה תשלומים לא משנה את העובדה שההוצאה הזו קרתה בנובמבר. דצמבר לא צריך לסבול. השנה הבאה לא צריכה לסבול.

חריגים הם הוצאות שבאמת קשורות לחודש ההוצאה – למשל, ביטוח מקצועי – ספציפית אני רושמת גם אותם רק בחודש בו אני מחדשת את הביטוח, אבל זה בסדר לרשום את ההוצאה החלקית של כל חודש אם רוכשים בתשלומים. אם נפסיק לעסוק בתחום ונבטל את הביטוח, נקבל החזר על החודשים שבהם לא נהיה מבוטחים.

בפועל, הרבה יותר קל לרשום הוצאות בשיטה של רישום ביום ההוצאה, בלי להתייחס אח”כ לתשלומים, וזה גם יותר נכון רוב הפעמים.

לעומת זאת טבלת תזרים מזומנים עוקבת אחרי השינוי האמיתי בעו”ש שלנו, לכן כאן משנה מתי התשלום יורד בפועל מחשבון הבנק, כדי שנדע כמה כסף יוצא וכמה כסף נכנס בכל חודש.

האם ההוצאה עסקית או פרטית

הוצאות שהיו מתקיימות בכל מקרה גם אם לא היה עסק, אינן הוצאה עסקית. נכון שבדוח למס הכנסה הן נרשמות כהוצאה עסקית, אבל הדוח שלנו הוא ניהולי, הוא דוח אמיתי ולכן הוא משקף את ההוצאות האמיתיות של העסק.

ברוב המקרים קל לנו לעשות הפרדה. הוצאה שבד”כ מסתבכים איתה היא דלק. מאחר ואנחנו לא יודעים כמה דלק נצרך עבור הבית וכמה עבור העסק. אפשר להחליט שאם רוב הנסיעות הן של הבית, נרשום את ההוצאה בבית. או להיפך. אפשר להחליט לחלק את ההוצאה לפי פרופרציה מסויימת (חצי-חצי, שליש-שני שליש).

עוסק מורשה ופטור

  • עוסק מורשה – עדיף לרשום את ההוצאה ללא רכיב המע”מ, אבל מאחר וזה מסובך, אפשר לרשום את ההוצאות כולל מע”מ ובהמשך נוסיף את הקיזוז מול מע”מ. לא כל ההוצאות של עוסק מורשה כוללות את רכיב המע”מ – רק מה שנרכש מחברות או עוסקים מורשים ישראליים. ברכישה מעוסקים פטורים או מספקים בחו”ל אין רכיב מע”מ בהוצאה.
  •  עוסק פטור – רושם את ההוצאה במלואה, כולל מע”מ (אם יש).

הרווח בעסק

טבלה מרכזת

גיליון “טבלה מרכזת” מכיל שתי טבלאות עיקריות: הטבלה העליונה היא טבלת ההכנסות אותה יש למלא באופן ידני. הטבלה מתחתיה מתעדכנת באופן אוטומטי ומכילה את כל ההוצאות שרשמנו בגיליון “רישום הוצאות”.

טבלת הכנסות

כאן נרשום את סך ההכנסות בעסק (סך הכספים שקיבלנו). עוסקים מורשים רושמים את ההכנסה ללא מע”מ.

טבלת הוצאות

טבלת ההוצאות מתעדכנת אוטומטית לפי התאריך, קטגוריית ההוצאה והעלות שרשמתנו בגיליון “רישום הוצאות” (לכן אלו עמודות חובה). שימו לב שהתאים בטבלה זו נעולים למעט עמודת תקציב חודשי, בה אפשר למלא את התקציב הרצוי.

לטבלה יש שורת סיכום חודשי של סך ההוצאות באותו חודש, ועמודת סיכום שנתי לפי סעיף הוצאה.

מקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי וקיזוז מע”מ

בצמוד לנתוני ההוצאות יש 3 שורות שמתייחסות למקדמות מס הכנסה, מקדמות ביטוח לאומי וקיזוז מע”מ הוצאות.

מקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי

סכום המס הסופי של מס הכנסה וביטוח לאומי שעלינו לשלם מחושב בעת הגשת הדוח השנתי למס הכנסה (לאחר תום שנת המס, בד”כ באמצע-סוף השנה שלאחריה). כדי שלא נצבור חוב גדול לרשות המיסים (ועל חובות כאלה משלמים גם ריבית של יותר מ-4%), אנו משלמים במהלך השנה מקדמות.

המקדמה למס הכנסה מחושבת כאחוז מסך ההכנסות החודשיות, והמקדמה לביטוח לאומי היא סכום חודשי קבוע.

לאחר שמוגש הדוח השנתי ומבוצע החישוב האמיתי, מתבצעת השוואה לסך המקדמות שכבר שילמנו. אם שילמנו יותר מהמס שעלינו לשלם, נקבל החזר. אם שילמנו פחות, נצטרך להשלים. לכן כדאי שהמקדמות שנשלם יהיו כמה שיותר קרובות למס האמיתי שנצטרך לשלם (כאן בא לעזרתכם רואה החשבון שלכם).

מצמוד לטבלת המיסים בצד שמאל נמלא את אחוז המקדמות למס הכנסה ואת המקדמות החודשיות לביטוח לאומי, כך שהן יחושבו באופן אוטומטי בהתאם למחזור ההכנסות החודשי.

קיזוז מע”מ תשומות

השורה הזו רלוונטית רק לעוסקים מורשים. הרווח בעסק מחושב בנטרול המע”מ, כלומר הכנסות ללא מע”מ והוצאות ללא מע”מ. מאחר ובגיליון רישום הוצאות ויותר קל להכניס את ההוצאות במלואן, אנו צריכים להפחית את מרכיב המע”מ מההוצאות (החלק של המע”מ בהוצאות שלנו, עליו אנו מקבלים החזר ממע”מ).

כדי לעשות זאת, נבקש מרואה החשבון את סך מע”מ תשומות שהוגש בדיווח למע”מ – לא את התשלום ששילמנו, אלא את החלק של ההוצאות אותו מפחיתים ממע”מ ההכנסות שעלינו לשלם. אם אנו עושים את הדיווח בעצמנו, בעצם עלינו לרשום בשורה זו את הסכום המופיע בשדה “סה”כ מס תשומות”. ברור שבדיווח אמיתי יופיעו בטופס גם ההכנסות שלנו, ובשורה התחתונה נראה סכום לתשלום ולא סכום להחזר. אבל רק השדה של מס תשומות רלוונטית לדוח שלנו.

אם אנו מדווחים פעם בחודשיים, נוכל למלא את השורה של “זיכוי מע”מ תשומות” פעם בחודשיים, או לחלק ב-2 ולרשום מחצית מסכום כל חודש. שימו לב, הדיווח עבור ינואר-פברואר מבוצע באמצע מרץ, כך שבמרץ נמלא את השורה בדיעבד עבור חודשים ינואר-פברואר.

מתוך טופס הדיווח למע"מ באינטרנט

חישוב הרווח בעסק

הרווח מחושב כהכנסות פחות הוצאות פחות המיסים. אחרי שמילינו את ההכנסות, ההוצאות וענייני המיסים, הגענו לרווח המשוער בעסק – well done!

עכשיו סוף סוף יש לנו הבנה של כמה העסק מרוויח בכל חודש, נפלא 🙂

חשוב לזכור שזה לא הרווח הסופי שלנו, מאחר וחישוב המס האמיתי מבוצע במהלך השנה העוקבת (כלומר, באמצע השנה הבאה). אם המקדמות שלנו מעודכנות ונכונות, יש לנו הערכה טובה לרווח האמיתי בעסק.

משיכת משכורת

מתוך הרווח לעסק נחליט כמה אנחנו מושכים הביתה כמשכורת וכמה אנחנו משאירים בעסק – להשקעה עתידית וגם שיהיה רזרבה עבור חודשים עם רווח נמוך. כמובן שמשיכת המשכורת אפשרית רק אם אנו מנהלים חשבונות בנק נפרדים עבור הבית והעסק.

אני ממליצה למשוך משכורת בסכום קבוע, בתאריך קבוע. גם אם בחודש מסויים הרווחנו יותר מהרגיל, נמשוך את הסכום הקבוע, כדי שגם בחודש חלש יותר, בו יש לנו מעט מכירות, או מעט ימי עבודה, נוכל למשוך את אותו הסכום הביתה. 

על חישוב המשכורת לבעלי עסקים ועצמאים תוכלו לקרוא כאן.

שינוי תיאור סעיפי הוצאה

אם אתם מעוניינים להשתמש בקטגוריות וסעיפי הוצאה אחרים מאשר אלו שבקובץ, תוכלו לעשות זאת בגיליון “סעיפים”. עמדו על אחד מהקטגוריות או הסעיפים ברשימה והקלידו תאור אחר.

דגשים לשינוי התיאורים:

  • עדיף שתאור הקטגוריה יכלול מילה אחת, אבל אם אתם חייבים שתי מילים, תחברו אותן בקו_תחתון (רק בקטגוריה, בסעיף הוצאה לא צריך לחבר).
  • לאחר ששיניתם את תאור קטגוריה, יש לסמן את סעיפי ההוצאה הקשורים אליה (לסמן את כל מה שבמסגרת השחורה, כולל תאים ריקים), ואז בקצה השמאלי (או הימני אם הממשק שלכם הוא באנגלית) לשנות לתאור הקטגוריה החדש, כמו בתמונה:
  • לאחר מכן יש ללכת לנוסחאות / מנהל השמות ולמחוק את השם הישן שכבר אינו בשימוש.
  • בנוסף צריך לתקן בגיליון רישום הוצאות את כל השורות שמכילות את התאור הישן לתאור החדש על מנת שההוצאות ייכללו בטבלה המרכזת.

טבלת ההוצאות לא מתעדכנת?

יש כמה שגיאות נפוצות שבעקבותיהן הטבלה לא מראה את כל ההוצאות:

תאריך

הנתון בעמודת התאריך חייב להיות תאריך תקין. בד”כ מה שצריך לעשות זה פשוט להקליד 28/7 וזהו. אבל לפעמים יש טעויות בהקלדה. השגיאות שראיתי שאנשים עשו:

  • העתקת נתונים מקובץ אחר בו התאריך רשום אחרת, למשל 28.7.19 במקום 28/07/19.
  • שנה לא נכונה – למשל 28/07/00.
  • תאריך לא קיים – למשל 30/02/19. אקסל לא יזהה את הנתון הזה כתאריך.
  • לפעמים פשוט שוכחים להקליד תאריך.

פתרון: הקלידו תאריך נכון ובפורמט שאקסל מזהה כתאריך.

טעויות נוספות:

  • קטגוריית הוצאה חסרה: לפעמים שוכחים להקליד קטגורית הוצאה – במקרה זה הטבלה לא תכיל את הסכום באותה שורה. פתרון: בחרו או הקלידו קטגוריית הוצאה.
  • קטגוריית הוצאה לא קיים: אומנם יש בקובץ בקרה אוטומטית שמונעת הקלדת קטגוריית הוצאה שגויה, אבל לפעמים עדיין אפשר להערים על האקסל ולהקליד קטגורית הוצאה שהטבלה לא מזהה, ואז הסכום לא יתעדכן. פתרון: בחרו או הקלידו קטגוריית הוצאה נכונה.
  • קטגוריית הוצאה שונתה: אם אחרי שכבר הכנסנו נתוני הוצאות לטבלה, החלטנו לשנות את תאור הקטגוריה, יש להחליף בגיליון רישום הוצאות בכל השורות הרלוונטיות לתאור הקטגוריה החדש.
  • סכום שגוי: למשל 1000,80 (עם פסיק) במקום 1000.80 (עם נקודה). למעט מקרים יוצאים מן הכלל בהם במחשב שלכם יוגדר פורמט מספרי עם פסיק (פורמט שנהוג באירופה), יש לשים לב שהספרות אחרי הנקודה מוקלדות אחרי נקודה 😉
ב-99% מהפעמים, ברגע שתתקנו את הטעויות האלו, הטבלה תתעדכן. אם לא, תכתבו לי למייל ואני אבדוק מה הבעיה.

הסברים לאקסל הוצאות בית

אקסל הוצאות בית דומה מאוד לאקסל הוצאות עסק, למעט שני הבדלים:

(1) טבלת הכנסות בגיליון טבלה מרכזת

כאן טבלת ההכנסות גדולה יותר ויכולה להכיל מספר סוגי הכנסות. היא נמצאת מתחת לטבלת ההוצאות. יש להקליד ידנית את ההכנסה החודשית – מתלוש שכר, מהעסק, מקצבת ביטוח לאומי או כל הכנסה אחרת.

כדאי לשנות את תיאור ההכנסה כך שיהיה לנו נוח להבין באיזו הכנסה מדובר.

מתחת לטבלת ההכנסות ישנה שורת שינוי חודשי. כאן נראה אם סך ההוצאות  בבית נמוך מההכנסות (מצב רצוי) או להיפך (גירעון – לא רצוי בכלל). ככל שהפער בין ההכנסות להוצאות גדול יותר, נוכל לחסוך יותר כסף כל חודש.

(2) בניית תקציב חודשי על סמך חודשים קודמים

בגיליון רישום הוצאות נשתמש בפירוט כרטיסי האשראי ותנועות העו”ש על מנת להוסיף לטבלה נתוני הוצאות של שלושת החודשים האחרונים. לכל קטגוריית הוצאה נרשום בטבלה את סך ההוצאות החודשי של הקטגוריה, לכל חודש בנפרד (כלומר שורה לכל חודש).

הוספת נתוני הכנסה והגדרת התקציב

בגיליון טבלה מרכזת נראה שכל ההוצאות שרשמנו התווספו לטבלת ההוצאות. נעדכן הכנסות ונקבע תקציב לכל קטגוריית הוצאה.

אם הגעתם למדריך הזה ועדיין לא הורדתם את האקסל, אתם מוזמנים ללחוץ על הכפתור מתחת לטקסט, להוריד למחשב שלכם את האקסל ולהתנסות בו בעצמכם. 

בהצלחה 🙂

אני מאמינה שכבעלי עסקים יש לנו אחריות לניהול נכון של העסק. זה התפקיד שלנו, לא של רואה החשבון, לא של היועץ העסקי או הפיננסי. התפקיד והאחריות שלנו. אנחנו צריכים להבין ולדעת כל מה שקורה בעסק שלנו. כמה אנחנו מכניסים, כמה אנחנו מוציאים ועל מה, כמה אנחנו מרוויחים ואיך אפשר לשפר את הרווחיות בעסק.

בין אם תבחרו לנהל את ההוצאות באמצעות האקסל שלי, תוכנה  או אפליקציה – הניהול הוא חובה. הוא לא nice to have.

בהצלחה מעומק הלב!
♥ מירה רוזנפלד

יעוץ עסקי מסובסד

שעת ייעוץ ב-80 ₪ בלבד דרך מעוף (לפני מע"מ)

אני מלווה בעלי ובעלות עסקים להגדלת העסק באמצעות עשיית סדר, שיווק מבוסס תוכן ושיפור הרווחיות. לייעוץ אישי כדאי לשלוח לי הודעה בוואטסאפ או כאן בטופס:

נעים להכיר!

נעים מאוד, אני מירה רוזנפלד, יועצת עסקית וכלכלית לעצמאים. אני מלמדת חשיבה אסטרטגית לטווח ארוך, שיווק אותנטי ונעים באמצעות תוכן והבנה וניתוח של נתונים כלכליים, במטרה לעזור לעצמאים להגיע להישגים מצויינים ולממש את הפוטנציאל שלהם. אני מאמינה במצויינות ובדוגמה אישית ולכן את הדברים שאני מלמדת – אני גם עושה בעצמי.

אני משווקת באמצעות תכנים במגוון פלטפורמות (פייסבוק, בלוג, ניוזלטר ויוטיוב), מנהלת את הכסף שלי ותמיד חושבת קדימה, איך לעשות יותר, איך להצליח יותר ואיך לעזור יותר לקהילה שלי.

יש לי ניסיון של מעל עשר שנים בתחום הניהול הפיננסי, תכנון כלכלי ואסטרטגיות תמחור. אני בוגרת תואר ראשון בכלכלה וניהול מהטכניון בהצטיינות יתרה ותואר שני במנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב בהתמחות שיווק ואסטרטגיה. בנוסף התמחיתי בייעוץ עסקי,באימון אישי ובתכנון פיננסי אישי. עוד עליי

יש - הקובץ אצלך!

רוצה להצטרף למאות הרשומים לניוזלטר המקבלים מדי חודש עדכונים על מדריכים ומאמרים חדשים?

הופה! המייל הראשון כבר בדרך אליך

יכול להיות שהוא יגיע לתיקיית קידום מכירות, אז כדאי להעביר אותו לאינבוקס, ממש כך:

368 move to inbox