אז איך משתמשים באקסל ההוצאות :-)

הי!

אם הגעתם לכאן בטח כבר קיבלתם למייל את אקסל ההוצאות שלי (ואם לא, תוכלו להירשם ולקבל אותו כאן). במדריך הבא אני מסבירה איך להשתמש בו, אפשר לצפות בסרטון ההדרכה או לקרוא את ההסברים הכתובים המשולבים בצילומי מסך.

השימוש באקסל הולך יד ביד עם המדריך לניהול תקציב משפחתי שמסביר איך מתחילים עם ניהול תקציב ורישום הוצאות ונותן דגשים חשובים. אני ממליצה לקרוא גם את המדריך לתכנון פיננסי אישי המרחיב על נושאים חשובים נוספים בכלכלת המשפחה.

לעצמאים ממש כדאי לקרוא את המדריך לרווח בעסק.

שימו לב – האקסל שודרג בתאריך 13/10/2019. אם הורדתם את האקסל לפני כן, לחצו כאן לסרטון הסבר על האקסל הישן. בכל מקרה לקראת 2020 אשלח עדכון במייל עם האקסל החדש.

סרטון הסבר מלא על אקסל ההוצאות

לחצו פעמיים לצפיה:

חלק 1 - היכרות כללית עם האקסל

האקסל כולל שלושה גליונות ראשיים ושני גליונות עזר.

  • גיליון רישום הוצאות: כאן נעדכן את ההוצאות שלנו
  • גיליון בית: טבלה מרכזת של הכנסות והוצאות הבית, נתוני ההוצאות נמשכים מגיליון רישום הוצאות ואת ההכנסות יש להקליד ישירות בטבלה (למעט ההכנסות מהעסק).
  • גיליון עסק: טבלה מרכזת של הכנסות והוצאות העסק, נתוני ההוצאות נמשכים מגיליון רישום הוצאות ואת ההכנסות יש להקליד ישירות בטבלה.
  • גיליון סעיפים: בו נוכל לשנות את תיאורי קטגוריות וסעיפי ההוצאה.
  • גיליון הוראות

טבלה מרכזת (גיליון בית ועסק)

 גיליון “טבלה שנתית” מכיל שתי טבלאות: הטבלה העליונה היא טבלת ההוצאות שמתעדכנת אוטומטית בהוצאות בגיליון “רישום הוצאות”. הטבלה התחתונה היא טבלת ההכנסות.

טבלת הוצאות

טבלת ההוצאות מתעדכנת אוטומטית לפי התאריך, קטגוריית ההוצאה והעלות שרשמתם בגיליון “רישום הוצאות” (לכן אלו עמודות חובה). שימו לב שהתאים בטבלה זו נעולים למעט עמודת תקציב חודשי, בה עליכם למלא את התקציב הרצוי.

לטבלה יש שורת סיכום חודשי של סך ההוצאות באותו חודש, ועמודת סיכום שנתי לפי סעיף הוצאה.

טבלת הכנסות

טבלת ההכנסות נמצאת מתחת לטבלת ההוצאות. כאן יש להקליד ידנית את ההכנסה החודשית – מתלוש שכר, מהעסק, מקצבת ביטוח לאומי או כל הכנסה אחרת.

כדאי לשנות את תיאור ההכנסה כך שיהיה לנו נוח להבין באיזו הכנסה מדובר.

מתחת לטבלת ההכנסות ישנה שורת שינוי חודשי. כאן נראה אם סך ההוצאות שלנו נמוך מההכנסות (מצב רצוי) או להיפך (גירעון – לא רצוי בכלל). ככל שהפער בין ההכנסות להוצאות גדול יותר, נוכל לחסוך יותר כסף כל חודש.

חלק 2 - ניהול הוצאות והכנסות הבית

שלב א – בניית תקציב על סמך הוצאות חודשים קודמים

נתוני הוצאות שלושה חודשים קודמים

בגיליון רישום הוצאות נשתמש בפירוט כרטיסי האשראי ותנועות העו”ש על מנת להוסיף לטבלה נתוני הוצאות של שלושת החודשים האחרונים. לכל קטגוריית הוצאה נרשום בטבלה את סך ההוצאות החודשי של הקטגוריה, לכל חודש בנפרד (כלומר שורה לכל חודש).

הוספת נתוני הכנסה והגדרת התקציב

בגיליון בית נראה שכל ההוצאות שרשמנו התווספו לטבלת ההוצאות. נעדכן הכנסות ונקבע תקציב לכל קטגוריית הוצאה.

שלב ב – רישום הוצאות שוטף

גיליון רישום הוצאות

בגיליון רישום הוצאות ישנה טבלה אליה נכניס את ההוצאות השוטפות. העמודות הורודות מכילות נתונים שחובה למלא על מנת שהטבלאות המרכזות יעבדו: תאריך, בית/עסק, קטגוריית הוצאה ועלות. העמודות הכחולות (חנות, סעיף הוצאה, פירוט הוצאה, אמצעי תשלום והערות) הן עמודות רשות שנועדו לעזור לנו לעשות סדר ולהבין טוב יותר על מה אנחנו מוציאים כסף. אני ממליצה למלא את כל העמודות (למעט הערות – בה נרשום רק אם באמת יש לנו הערה).

כשנעמוד על התא של קטגוריית ההוצאה, נראה שסמן העכבר משתנה לסמן של יד או פלוס:

אם נקליק עם היד על התא, תיפתח לנו רשימה של אפשריות בחירה, מהן נוכל לבחור את קטגוריית ההוצאה הרלוונטית. ניתן גם להקליד באופן ידני, אבל רק מתוך רשימת הקטגוריות הנמצאת בגיליון סעיפים (הסבר בהמשך).

באופן דומה גם עמודות בית/עסק, סעיף הוצאה ואמצעי תשלום מקפיצות רשימה של אפשרויות בחירה.

שימו לב שעמודות בית/עסק, קטגוריית הוצאה וסעיף הוצאה קשורות זו בזו. ברגע שנבחר האם ההוצאה היא של הבית או של העסק, יופיעו לנו אפשרויות בחירה בעמודת קטגוריה בהתאם לסוג ההוצאה (קטגוריות שונות לבית ולעסק). לאחר שנבחר קטגוריה, יופיעו לנו אפשרויות בחירה של סעיפי הוצאה השייכים לקטגוריה שבחרנו.

חלק 3 - ניהול הוצאות והכנסות העסק

גיליון רישום הוצאות

רישום הוצאות בעסק עובד בצורה דומה לרישום הוצאות בבית. יש לנו את קטגוריות ההוצאה של העסק, ורמת פירוט נוספת של סעיפי הוצאה.

האם ההוצאה עסקית או פרטית?

הכלל הוא שהוצאות שהיו מתקיימות בכל מקרה גם אם לא היה עסק, נרשום בהוצאות של הבית ולא של העסק.

כון שבדוח למס הכנסה הן נרשמות כהוצאה עסקית, אבל הדוח שלנו הוא ניהולי, הוא דוח אמיתי ולכן הוא משקף את ההוצאות האמיתיות של העסק.

ברוב המקרים קל לנו לעשות הפרדה. הוצאה שרבים מסתבכים איתה היא דלק. מאחר ואנחנו לא יודעים כמה דלק נצרך עבור הבית וכמה עבור העסק. אפשר להחליט שאם רוב הנסיעות הן של הבית, נרשום את ההוצאה בבית. או להיפך. אפשר להחליט לחלק את ההוצאה לפי פרופרציה מסויימת (חצי-חצי, שליש-שני שליש).

הנחיות לגבי עוסק מורשה ופטור

  • עוסק מורשה – רושם את ההוצאות כולל מע”מ, בהמשך נוסיף את הקיזוז מול מע”מ.
  • עוסק פטור – כמובן גם רושם את ההוצאות כולל מע”מ.

גיליון עסק

  • בשורת ההכנסות נקליד את ההכנסות החודשיות (עוסק מורשה – הכנסות ללא מע”מ).
  • ההוצאות נמשכות מגיליון רישום הוצאות. הרווח מחושב כהכנסות פחות הוצאות.
  • עבור התקציב נמלא מקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי (את ההוצאה בפועל ששילמנו נרשום בגיליון רישום הוצאות).

קיזוז מע”מ תשומות

בשורה של זיכוי מע”מ תשומות נוסיף את הסכום עליו ביקשנו להתקזז מול מע”מ. כלומר, אם צריך להעביר למע”מ 4,000 שקל, ומנגד רכשנו מוצרים ושירותים ושילמנו עליהם מע”מ של 1,000 שקל, נרשום בשורה זו 1,000 שקל.

הגענו לרווח בעסק!

נפלא! חשוב לזכור שזה לא הרווח הסופי שלנו, מאחר וחישוב המס האמיתי מבוצע במהלך השנה העוקבת (כלומר, באמצע השנה הבאה). אם המקדמות שלנו מעודכנות ונכונות, יש לנו הערכה טובה לרווח האמיתי בעסק.

משיכת משכורת

מתוך הרווח לעסק נחליט כמה אנחנו מושכים הביתה, כמשכורת, וכמה אנחנו משאירים בעסק – להשקעה עתידית וגם שיהיה רזרבה עבור חודשים עם רווח נמוך.

אני ממליצה למשוך משכורת בסכום קבוע, באעריך קבוע. גם אם בחודש מסויים הרווחנו יותר מהרגיל, נמשוך את הסכום הקבוע, כדי שגם בחודש חלש יותר, בו יש לנו מעט מכירות, או מעט ימי עבודה, נוכל למשוך את אותו הסכום הביתה.

שינוי תיאור סעיפי הוצאה

אם אתם מעוניינים להשתמש בקטגוריות וסעיפי הוצאה אחרים מאשר אלו שבקובץ, תוכלו לעשות זאת בגיליון “סעיפים”. עמדו על אחד מהקטגוריות או הסעיפים ברשימה והקלידו תאור אחר.

מספר דגשים לשינוי התיאורים:

  • הקטגוריות של הבית והעסק חייבות להיות שונות – אחרת הן יכללו בשתי הטבלאות ותהיה לנו כפילות.
  • עדיף שתאור הקטגוריה יכלול מילה אחת, אבל אם אתם חייבים שתי מילים, תחברו אותן בקו_תחתון.
  • לאחר ששיניתם תאור קטגוריה, יש לסמן את סעיפי ההוצאה הקשורים אליה (לסמן את כל מה שבמסגרת השחורה, כולל תאים ריקים), ואז בקצה השמאלי (או הימני אם הממשק שלכם הוא באנגלית) לשנות לתאור הקטגוריה החדש, כמו בתמונה:

טבלת ההוצאות לא מתעדכנת?

יש כמה שגיאות נפוצות שבעקבותיהן הטבלה לא מראה את כל ההוצאות:

תאריך

הנתון בעמודת התאריך חייב להיות תאריך תקין. בד”כ מה שצריך לעשות זה פשוט להקליד 28/7 וזהו. אבל לפעמים יש טעויות בהקלדה. השגיאות שראיתי שאנשים עשו:

  • העתקת נתונים מקובץ אחר בו התאריך רשום אחרת, למשל 28.7.19 במקום 28/07/19.
  • שנה לא נכונה – למשל 28/07/00.
  • תאריך לא קיים – למשל 30/02/19. אקסל לא יזהה את הנתון הזה כתאריך.
  • לפעמים פשוט שוכחים להקליד תאריך.

פתרון: הקלידו תאריך נכון ובפורמט שאקסל מזהה כתאריך.

טעויות נוספות:

  • סעיף הוצאה חסר: לפעמים שוכחים להקליד סעיף הוצאה – במקרה זה הטבלה לא תכיל את הסכום באותה שורה. פתרון: בחרו או הקלידו סעיף הוצאה.
  • סעיף הוצאה לא קיים: אומנם יש בקובץ בקרה אוטומטית שמונעת הקלדת סעיף הוצאה שגוי, אבל לפעמים עדיין אפשר להערים על האקסל, להקליד סעיף הוצאה שהטבלה לא מזהה, ואז הסכום לא יתעדכן. פתרון: בחרו או הקלידו סעיף הוצאה קיים.
  • סעיף הוצאה שונה: אם אחרי שכבר הכנסנו נתוני הוצאות לטבלה, החלטנו לשנות את תאור הקטגוריה, יש להחליף בגיליון רישום הוצאות בכל השורות הרלוונטיות לתאור הקטגוריה החדש.
  • סכום שגוי: למשל 1000,80 (עם פסיק) במקום 1000.80 (עם נקודה). למעט מקרים יוצאים מן הכלל בהם במחשב שלכם יוגדר פורמט מספרי עם פסיק (פורמט שנהוג באירופה), יש לשים לב שהספרות אחרי הנקודה מוקלדות אחרי נקודה 😉
ברגע שתתקנו את הטעויות האלו, הטבלה תתעדכן. אם לא, תכתבו לי למייל ואני אבדוק מה הבעיה.

מתנה: קובץ אקסל לרישום הוצאות וניהול תקציב ביתי ועסקי

בעיניי אקסל לרישום הוצאות הוא אחד הכלים הפיננסיים החזקים ביותר שיעזרו לכם לנהל את הכסף, לשמור על מסגרת התקציב, ולהבין על מה אתם מוציאים כספים.

אם הגעתם למדריך הזה ועדיין לא נרשמתם לקבלת האקסל, אתם מוזמנים לעשות זאת כאן ולהתנסות בו בעצמכם:

בהצלחה!

אם יש שאלות לכם על האקסל אתם מוזמנים לשאול אותי במייל. במאמר כאן תוכלו ללמוד עוד על ניהול תקציב משפחתי.

אם אתם עצמאים ומעוניינים בליווי אישי, אשמח ללוות אתכם ולתת לכם יד. שלחו לי הודעה ואחזור אליכם:

  • לעולם לא אשתף את הפרטים שלכם עם גורם שלישי

בהצלחה מעומק הלב!
מירה רוזנפלד

סרטון הסבר לגירסה הקודמת

בסרטון הבא תוכלו לצפות בהסבר על שימוש באקסל בגירסה הקודמת:

כאן יש הסבר על הוספת סעיפי הוצאה חדשים (רלוונטי רק לגירסה הישנה של האקסל)

אל תפספסו אף מדריך!

הירשמו לרשימת התפוצה וקבלו טיפים, הדרכות ועדכונים לניהול הכספים שלכם

נעים להכיר!

נעים מאוד, אני מירה רוזנפלד, יועצת כלכלית לעצמאים ולמשפחות. אני מלמדת הבנה וניתוח של נתונים כלכליים, חשיבה אסטרטגית לטווח ארוך והתנהגות כלכלית נכונה ביום-יום במטרה לעזור לאנשים להגיע להישגים מצוינים ולממש את הפוטנציאל שלהם. אני מאמינה במצוינות ובדוגמה אישית ולכן את הדברים שאני מלמדת – אני גם עושה בעצמי.
אני יודעת שהתעסקות עם כסף ומספרים יכולה להיות מרתיעה, ולפעמים גם מפחידה ובדיוק בשביל זה אני פה, לעזור להתמודד עם התחושות ולצבור הצלחות ושינוי הרגלים.

יש לי ניסיון של מעל עשר שנים בתחום הניהול הפיננסי, תכנון כלכלי ותמחור. אני בוגרת תואר ראשון בכלכלה וניהול בהצטיינות יתרה מהטכניון ותואר שני במנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב בהתמחות שיווק ואסטרטגיה. בנוסף התמחיתי באימון כלכלי, בייעוץ לעסקים קטנים, בייעוץ לכלכלת המשפחה ובתכנון פיננסי אישי. עוד פרטים מעניינים עליי

קובץ אקסל לניהול תקציב הוצאות ביתי

אקסל לרישום הוצאות הוא אחד הכלים הפיננסיים החזקים ביותר שיעזרו לך לחיות בפלוס, לשמור על מסגרת התקציב, ולהבין לאן הולך הכסף שלך.

אחרי מילוי הטופס הקובץ ישלח אליך במייל

הידע שלי
בתיבת המייל שלך