גם את הדוח שלכם אפשר להפוך לאחד שיהיה קל להפיק ממנו תובנות. המעבר מאוסף של שורות ונתונים משמימים לדוח בעל ערך לעסק זה תהליך פשוט, ברגע שמבינים את העקרונות ליצירת דוח אקסל מצויין. במאמר הבא אני מזקקת את התובנות שלי מבניית עשרות דוחות אקסל ידידותיים, נוחים להבנה וחוסכי זמן. בהצלחה 🙂
תוכן עניינים
עקרון 1 - סוף מעשה במחשבה תחילה
קובץ האקסל שלכם נועד להסקת מסקנות ולא לשם יצירת מאגר נתונים. אין טעם להציג נתונים מסויימים של המוצר, ללא התייחסות לכמות הנמכרת שלו. אולי באופן יחסי לשאר המוצרים מוצר X מקבל הרבה מאוד תלונות, אבל הוא נמכר פי 100 משאר המצרים? ובעצם יחס התלונות שלו הוא דווקא נמוך?
קודם כל חשבו מה אתם רוצים להשיג באמצעות הדוח, אילו נתונים מעניינים אתכם, מה אתם רוצים שיקפוץ ויבלוט אם הוא לא תקין או לחילופין, מוצלח במיוחד. לאחר מכן, צרו את הדוח והצליבו נתונים ממחלקות שונות בעסק (גם אם אתם עסק של אדם אחד – יש לכם מחלקות שונות).
עקרון 2 - הפרד ומשול
הבסיס ליצירת דוח מוצלח הוא הפרדה בין הדאטה האינסופי לטבלאות אשר מציגות לנו את סיכום הנתונים. תשליכו את שורות הסיכום הידניות באמצע הנתונים שלכם לפח ותתקדמו לטבלאות ציר (pivot tables).
בסיס הנתונים צריך להכיל כמה שיותר מידע ופירוט (קל יותר אם אנחנו מורידים את המידע ממערכת כלשהי, אבל גם אם אנחנו מכניסים את הנתונים בעצמנו). אבל טבלאות הסיכום שלנו יציגו לנו רק את מה שמעניין אותנו בצורה תמציתית וברורה להבנה והסקת מסקנות.
בין אם זה סך המכירות של החודש, כמות ההחזרות לפי קטגוריית מוצר, אחוז הלקוחות שהגיעו דרך האינסטגרם – את כל זה ניתן להציג בקלות ובאופן אוטומטי בטבלת ציר.
עקרון 3 - הויז'ואל הוא המלך
טוב, גם התוכן הוא המלך. אבל בלי הויז'ואל, אף אחד – כולל אתם – לא תתייחסו לתוכן. הדוח שלכם צריך להיות אסתטי, נעים ואפילו כיפי.
- תיפטרו מצבעי ברירת המחדל הנוראיים של אופיס והשתמשו בצבעים שמחים, אנרגטיים או נעימים.
- כנ"ל לגבי גופני ברירת המחדל (אריאל). שנו לגופן המושלם SEGOE-UI (מגיע עם אופיס והוא גם עברי וגם אנגלי) וכל אקסל שלכם ישתדרג.
- הקפיאו את השורה העליונה בדוח, ואפשר גם את העמודה הראשונה (לפעמים כמה עמודות ראשונות). אם הטבלה שלכם ארוכה, כאשר תגללו למטה או ימינה עדיין תראו את הכותרות ותבינו מה אתם רואים 🙂
- אם כבר מדברים על שורת הכותרת – תמיד תשקיעו בה עוד שתי שניות – הפעילו גלישת שורות, הפכו את הטקסט ל-bold ושנו את צבע הרקע של הכותרות למשהו בולט. אם יש עמודה חשובה במיוחד – אפשר לתת לה צבע אחר (לכותרת, אבל לפעמים אפשר גם לכל העמודה).
טיפ!
אני אוהבת לתת צבעים שונים לעמודות של נוסחאות ועמודות של הקלדה ידנית. כך כשאני מעדכנת את הטבלה, אני רואה בקלות אילו נתונים אני צריכה למלא, ואילו רק להעתיק את הנוסחה מלמעלה.
עקרון 4 - אוטומציה
אוטומציה היא לא מערכות דיוור חכמות. גם באקסל אנחנו רוצים לבנות דוחות חכמים ואוטומטיים.
למשל אם אנחנו רוצים שהדוח יציג נתוני YTD (מצטבר מתחילת השנה, Year to date) – נעשה זאת באמצעות נוסחאות ועמודות עזר בגיליון הנתונים, כאשר עלינו רק לעדכן ידנית מהו החודש האחרון שנרצה לראות (בד"כ זה יהיה החודש הסגור האחרון). מה שלא נעשה בשום פנים ואופן הוא נוסחה ידנית שסוכמת את החודשים (ינואר+פברואר+מרץ+…) שצריך להוסיף לה את החודש האחרון באופן ידני.
יש כ"כ הרבה פעולות שניתן לחסוך באמצעות בניה נכונה של הדוח, רק צריך להכיר (או לפתח) כמה טריקים ושיטות.
עקרון 5 - עקביות בנתונים ותיעוד
בכל הטבלאות שלנו נשמור על עקביות בנתונים, בסוגי הנתונים ובנוסחאות. לא נחליף רק את הנוסחה של תא בודד בטבלה כי הוא יוצא מן הכלל. זה מתכון לאסון מכמה סיבות:
- אחרי כמה זמן לא נזכור ששיננו את התא הספציפי, ואם הנחות העבודה השתנו, ונתבסס על נתונים שגויים.
- אחרי כמה זמן לא נזכור מדוע החלטנו שתא זה הוא יוצא מן הכלל ומדוע נתנו לו את הערך הייחודי.
- בעוד שנה כשנעשה תקציב נוסף, לא נזכור שבאחד התאים יש ערך/נוסחה מוקלדים ונקבל תוצאות שגויות.
לדוגמה – אם יש לנו טבלה של יעד מכירות לשנה הבאה לפי מוצרים, שמבוססת על גידול של 10% ממכירות השנה – נשמור שכל התאים בנוסחה יכילו את אותה הנוסחה (תוספת של 10%). אם אנו מעריכים כי מוצר D ימכור רק 5% יותר, לא נשנה את הנוסחה שלו! נפתור את זה בדרך אחרת (למשל עמודת גידול במכירות, כל המוצרים יקבלו 10% ורק מוצר D יקבל 5%).
אם בכל זאת החלטנו כן לשנות באופן נקודתי תא בודד – נתעד זאת. נסמן את התא באופן בולט, כך שבשום מצב לא נשכח שהוא מיוחד, ונוסיף הערה שתסביר מדוע שינינו.
טעויות נפוצות ביצירת בסיס נתונים
טעויות תאריך
חלק גדול מהטעויות קשורות לתאריך. אקסל יודע לזהות תאריכים כאשר הם מוכנסים בפורמט הנכון, למשל 06/09. שימו לב לשימוש ב-/. לעומת זאת, אקסל לא יודע לזהות 06.09 כתאריך. כאשר משתמשים בפורמט הנכון של תאריך, ניתן להשתמש בשדה זה בטבלאות הסיכום ולהציג או לסנן את הנתונים לפי חודש, שנה, רבעון ועוד.
טעות נוספת הקשורה לתאריך היא פשוט שגיאה בתאריך. למשל הכנסת התאריך 06/09/2000 במקום 06/09/2020, החלפת היום והחודש, הכנסת חודש לא תקין, כמו 06/13 ועוד.
נתונים חסרים
נתונים חסרים. לפעמים רוצים לקצר זמן, ואז לא מקלידים חלק מהנתונים – למשל מדלגים אל הכנסת התאריך או הלקוח אם הוא זהה לשורה שלמעלה. אבל כאשר מדלגים על הכנסת הנתונים, אקסל לא יודע לאן לשייך את המידע של השורה החסרה והטבלה המסכמת תציג נתונים שאינם מדוייקים.
הקלדה ידנית של שמות
טעות נפוצה נוספתהיא הקלדה ידנית של שמות מוצרים / לקוחות. כאשר ההקלדה היא ידנית – כל פעם תוקלד וראיציה אחרת של השם – עם/בלי אותיו אהו"י (ציפורה לעומת צפורה), עם בלי רווח (מוט 20 לעומת מוט20), או סתם עם שגיאות בהקלדה. ואז כאשר נרצה לראות כמה הכנסות היו לנו מהלקוחה ציפורה, נקבל שתי לקוחות שונות ציפורה וצפורה. ואם נרצה לדעת כמה מכרנו ממוט 20 ק"ג, נקבל שני מוטות שונים (מוט20 ומוט 20).
מה שנכון לעשות כאשר יש לנו אפשרויות סגורות (שמות של מוצרים/לקוחות/קטגוריות) זה ליצור בצד רשימה עם השמות, ולהגדיר כך שבגיליון הנתונים נוכל לבחור שמות מתוך הרשימה, ואם נקליד שם אחר תופיע הערת שגיאה. מאוד קל לעשות זאת באמצעות כלי אימות נתונים של אקסל, רק שימו לב ליצור את הרשימה בגיליון נפרד ולא בתוך כלי הנתונים כדי שיהיה קל לשנות או להוסיף שמות.
שורות ריקות
שורות ריקות באמצע טבלת הנתונים פוגעת ביכולת הסינון (יצירת פילטרים) של הדוח. הקפידו שלא יהיו שורות ריקות באמצע הנתונים.
עודף אפשרויות בעמודה
רישום הערות שונות בעמודות של כן/לא. למשל בעמודת "יש אחריות" לרשום הערה "האחריות נגמרה בינואר אבל אפרת אישרה את התיקון". מה שנכון לעשות הוא: אופציה 1: לרשום "לא" ולהוסיף את ההערה בעמודת הערות; אופציה 2: להוסיף לאפשרויות העמודה המקוריות (כן/לא) אפשרות נוספת, כמו "אחר", ואז את ההערה לרשום בעמודת הערות. בעמודות מסוג זה לא נרצה אינספור אפשרויות, מקסימום 3-4.
בהצלחה!
דוחות אקסל חכמים יעזרו לכם מאוד בניהול העסק, ובאמת שאין מה לפחד מאקסל, הוא בסה"כ כלי עבודה, תוכנה חביבה שצריך להכיר, בדיוק כמו שאתם עובדים עם האפליקציה של אינטסגרם או קאנבה.
