כבעלי עסקים יש לנו תפקידים שונים שמייצרים אינספור משימות חשובות ודחופות. ניהול מוצלח של הזמן והמשימות שלנו הוא מיומנות חשובה שתאפשר לנו לקדם את המטרות שלנו בעסק להספיק את הדברים החשובים לנו.
אני מנהלת את המשימות ואת הזמן שלי בצורה מאוד מתודית ומסודרת, ואת הדרך בה אני עושה זאת – אני משתפת כאן.
קודם כל אני רוצה להסביר מהו ההבדל בעיניי בין ניהול זמן לניהול משימות.
ניהול הזמן הוא בעצם קבלות החלטות אסטרטגיות: כמה ימים בשבוע אני עובדת ובאילו שעות, מתי אני לוקחת הפסקות וחופשות, איך אני נמנעת מהסחות דעת בזמן שאני עובדת וכדומה.
ניהול המשימות הוא ממוקד יותר – הוא כרוך בהחלטה מהן המשימות שעלינו לבצע, תעדוף המשימות ושיבוצן ביומן.
תוכן עניינים
ניהול זמן
ניהול הזמן כולל גם החלטות כלליות על שבוע העבודה שלנו וחופשות וגם צורת העבודה היומיומית שלנו
קביעת סדר יום
- אני הכי אפקטיבית בבוקר ולכן אני מעדיפה להתחיל לעבוד ישר בבוקר, כמה שיותר מוקדם (אחרי ארוחת הבוקר במרפסת כמובן). את המשימות שדורשות ממני פחות ריכוז או יצירתיות, אני משאירה לעצמי לאחה"צ או לחלונות זמן בין פגישות. מהסיבה הזו אני לא עושה ספורט בבוקר, כי זה "יבזבז" לי את הזמן הכי טוב שלי, אני מעדיפה להתאמן אחר הצהריים או בערב.
- אני מתכננת הפסקות במהלך היום. כמעט כל יום בצהריים אני עושה הפסקת שמש וליטוף חתולים (וגם אוכלת). בסוף יום העבודה יש שעה קבועה בה העט נופל (או המקלדת) ואני יוצאת להתאמן בחדר כושר או לעשות הליכה (השעה משתנה בהתאם לשעון חורף/קיץ ומצב השמש, אני אוהבת לעשות הליכות וריצות כשעדיין יש שמש בשמיים – זה אומר בערך ב-16:00 בחורף ביום נעים או ב-18:00 בקיץ).
- למעט הפסקת הצהריים שלי, היום שלי הוא יום עבודה. אני לא רואה סדרה בטלויזיה באמצע היום כי בא לי (וגם לא מקפלת כביסה או נפגשת עם חברה). תשימו לב אילו דברים אתם עושים במהלך היום שמבזבזים לכם את הזמן (צופים בסרטון אחר סרטון ביוטיוב, מקדישים שעות למייל?) ברגע שתזהו את הדברים האלו תדעו להימנע מהם במודע.
זה תיאור של יום עבודה ממוצע. אבל אני לא רובוט ואני עובדת מהבית ולא מחתימה שעון במשרד. אז יש ימים שאני מתחילה לעבוד מאוחר יותר כי בא לי לעבוד בגינה בבוקר. וביום שלישי בצהריים (באמצע יום העבודה!) אני נוסעת לבקר את ההורים, ולפעמים אני לא מספיקה להירשם לאימון של 18:00, אז אני הולכת לאימון של 17:00. דברים קורים. יש מסגרת, אני אוהבת את המסגרת, נוח לי במסגרת, אני חרוצה ותקתקנית – אבל לפעמים בא לי יום קצת יותר משוחרר, ומותר לי – כל עוד זה רק מדי פעם.
מיקוד וריכוז
הימנעות מהסחת דעת
אני אוהבת להיות מרוכזת ולכן אני שונאת התראות.
עוד מהרגע הראשון שהתקנתי את אפליקציית הפייסבוק בנייד, ביטלתי בה את הנוטיפיקציות. קבוצות בוואטסאפ אני משתיקה מייד עם ההצטרפות, ומ-2019 עליתי מדרגה וביטלתי את כל ההתראות הקוליות בוואטסאפ (חוץ מלאמא שלי ולבנזוג).
כל שאר האפליקציות בנייד הן גם ללא התראות (כל מיני תזכורות של אפליקציות שאני משתמשת או לא משתמשת בהן – כולן בוטלו).
אם יש משהו דחוף – מתקשרים אליי או שולחים סמס.
כך אני יכולה לעבוד בלי הפרעות, להיות מרוכזת במשימה שלי. מדי פעם אני לוקחת הפסקה ובודקת את הנייד, אבל זה כשאני מרגישה שאני צריכה הפסקה. אני גם מעדיפה שהנייד לא יהיה לידי על שולחן העבודה, כדי שלא אתפתה להסתכל בו כל שלוש שניות 🙂
כדאי גם לבטל את התראות הדסקטופ של מייל חדש, ולסגור בדפדפן את הפייסבוק, ה-web.whatsapp והג'ימייל – כדי שאם מגיעה הודעה חדשה, היא לא תקפוץ לנו ותסיח אותנו.
ריכוז
- מוזיקה מפריעה לי לעבוד ולכן אני עובדת בשקט. יש אנשים שדווקא שמיעת מוזיקה עוזרת להם להתרכז.
- אני שומרת את שולחן העבודה שלי מסודר מאוד. יש עליו כמה צמחים, בקבוק מים, לפעמים דף משימות וזהו. אין עליו דפים מפוזרים, כוסות קפה ישנות או ציוד מקצועי. כשהשולחן שלי מתבלגן יותר מדי, מיד נוספת לי משימה סופר-חשובה של סידור השולחן (בסוף היום, כדי לא לבזבז את השעות האפקטיביות שלי).
- אני מרכזת משימות וסידורים. אני עושה בבת אחת את כל המשימות שהצטברו לי שניתן לעשות באותו מקום או בדרך אליו (למשל אני הולכת לסופר כשאני בדרך הביתה ולא נוסעת במיוחד).
עקרונות לניהול משימות
לייצר הצלחות
מה שמוביל אותי הוא ליצור מצב בו אספיק לבצע את כל המשימות שתכננתי לעשות. אני רוצה הצלחות. אני רוצה לסמן וי על המשימות שסיימתי, להרגיש טוב עם ההספק שלי, אם מדובר במשימה גדולה ומורכבת אז גם לחגוג את ההצלחה שבהשלמת המשימה, ואז להמשיך ולעשות עוד.
לכן כשאני מתכננת את המשימות שלי, מראש אתכנן לכל יום מספר מצומצם של משימות בהתאם למשך הזמן שלוקח לי לבצע כל משימה. את המשימות ארשום על הדף ואז אתעדף בינהן, כך שתמיד יהיה לי ברור מה המשימה הבאה שעליי לעשות.
לקבוע עוגנים
אני אוהבת לחלק את הימים שלי לנושאים, כלומר יש לי יום קבוע ביומן לכתיבת תכנים, יום קבוע לפיתוח עסקי וימים לפגישות עם לקוחות.
אם סיימתי את המשימות שהגדרתי לאותו יום, אני יכולה להמשיך לעשות משימות הקשורות לנושא של אותו יום. למשל אם המשימה של יום כתיבת תכנים הוגדרה ככתיבת מאמר "ניהול משימות" לבלוג, וסיימתי אותו, אעבור למשימה הבאה של כתיבת תכנים, למשל כתיבת הניוזלטר החודשי שאני שולחת למנויים שלי (נשמע מעניין? הרשמה פה).
באידיאל המשימה הבאה תיקבע לפי מידת החשיבות ולפי משך הזמן שנותר לי באותו היום לביצוע משימות. אם לא נישאר הרבה זמן, אעדיף לעשות משימות פחות חשובות אבל קצרות. לפעמים אני זונחת את סדרי העדיפויות ופשוט עושה מה שבא לי, שזה יהיה בדרך כלל להתעסק עם האתר – לשפר את המהירות שלו, לשנות את העיצוב, להוסיף פיצ'רים. מה שעושה לי כיף. ואז אני גם נתקעת מול המחשב עד איזה 21 בלילה 🙂
לרשום הכול
כל פעם שאני נזכרת במשימה – אני רושמת אותה. אם אני לא ליד המחשב, אני רושמת אותה בפלאפון (שולחת לעצמי מייל, מוסיפה משימה ל-todoist, מקליטה הודעה בקבוצת הוואסאטפ שלי עם עצמי) וכשאני מגיעה למחשב אני רושמת אותה במקום הנכון (בדרך כלל וורד המשימות).
העיקרון הוא לא להשאיר שום דבר בראש. לא רק כי יכול להיות שאשכח, אלא כי זה מעמיס אותי מבחינה קוגנטיבית. ברגע שאנחנו רושמים, המוח שלי לא צריך להתאמץ כל כך לזכור את המשימה, והוא יכול להיות פנוי לחשוב על דברים אחרים.
לצמצם משימות
אחרי שרשמנו את כל המשימות, אפשר לנסות לצמצם.
- אם יש משימות חוזרות שאפשר לעשות באופן אוטומטי – נפעיל אוטומציה בעסק: צ'אט שעונה לפונים בפייסבוק, חשבוניות אוטומטיות, קביעת פגישות על ידי הלקוחות ללא התערבות בעל העסק (Calendly).
- אאוטסורסינג – כשהעסק כבר יציב ורווחי אפשר לשקול להעביר חלק מהמשימת בעסק לנותן שירות אחר וכך לפנות זמן לבעל העסק.
לתכנן מראש ולתעדף
תכנון
ניהול המשימות מתחיל בתוכנית העסקית. ממנה נגזרות התוכנית השיווקית והתפעולית של העסק הכוללות מטרות, יעדים ומשימות (תוכנית עבודה). התכנון מתחיל ברמה השנתית והחודשית ויורד לפרטי פרטים ברמה השבועית והיומית. בכל שלב אנו עושים תעדוף לפרויקטים שאנחנו רוצים לקדם (מטרות) ובתוך המטרות אנו מתעדפים בין המשימות.
את התכנון השבועי אני מבצעת בסוף השבוע הקודם, ואת התכנון היומי בסוף יום העבודה הקודם.
תעדוף
כשאנחנו מתעדפים בין המשימות עלינו לחשוב על התוצאות לטווח ארוך של כל משימה. עד כמה המשימה משמעותית לנו ולמטרות שאנחנו רוצים להשיג. עלינו גם להתחשב בהתחייבויות שיש לנו – אם העבירו לנו תשלום, יש לנו חובה חוקית להוציא קבלות עוד באותו יום.
לעשות לעצמי חיים קלים
אני מוסיפה מראש כמה שיותר פרטים למשימה כדי שאהיה לי קל ומזמין לבצע את המשימה. לדוגמה, אם המשימה שלי היא להתקשר למוסך לקבוע טיפול לרכב, אני ארשום גם את מספר הטלפון ואת שעות הפתיחה, כדי שרק אצטרך לקחת את הטלפון ולהתקשר. בלי עיכובים. לאחר שקבעתי את התור אוסיף אירוע ביומן.
כשאני מוסיפה אירועים ליומן אני רושמת את הכתובת, הוראות הגעה ומספר הטלפון הרלוונטי. כך גם ווייז יודע לאן אני נוסעת וגם כשאני מגיעה אני ישר רואה שאני צריכה ללכת לכניסה השניה מימין ולעלות לקומה 4 ולא להתחיל לחפש במייל או בוואטסאפ את הוראות ההגעה.
למדוד זמנים
כדי שאוכל לתכנן את המשימות שלי בצורה טובה, אני צריכה לדעת כמה זמן לוקח לי לבצע משימות חוזרות בעסק. אפשר להשתמש ב-Toggl לעשות זאת (אפליקציה המאפשרת מדידת זמנים וסיווג לפרויקטים ולקוחות), אפשר פשוט לשים לב לשעה כשאנחנו מתחילים ומסיימים משימה.
התוכנהRescueTime מודדת את כל הפעילות שאנו מבצעים במחשב או בנייד ומאפשרת לראות באילו תוכנות השתמשנו וגם להגדיר אותן בקטגוריה המתאימה. הגירסה בתשלום מאפשרת לנו לראות לא רק שהיינו פעילים ב-chrome, אלא באילו אתרים היינו באופן ספציפי, וכך למשל את שעות הפעילות שלי באתר שלי (mirarosenfeld.co.il) אני יכולה להגדיר כזמן עבודה. אני יכולה אפילו להגדיר זמן פעילות בקבוצה ספציפית בפייסבוק כזמן שיווק (למשל אם יש לנו קבוצה לעסק, ואנו פעילים בה כחלק מהשיווק שלנו).
את הגירסה בתשלום רכשתי במבצע של 50% בתחילת 2020. עדכון דצמבר 2020: וואלה, אני די מתעלמת מהדוחות של התוכנה, ובוודאי לא בודקת כמה זמן עשיתי כל דבר. זה בהחלט משהו שאני צריכה לשפר בהתנהלות העסקית שלי. ב-2021 לא חידשתי את המנוי ועכשיו אני די מצטערת ומחכה שיהיה שוב מבצע של 50% 🙂
עבודה רציפה
אני משתדלת לעשות בבת אחת משימות שדורשות כמה שעות לביצוען (למשל כתיבת מאמר או הכנת אסטרטגיה) ולא לחלק אותן למקטעים של חצי שעה פה, חצי שעה שם. כשאנחנו מפסיקים משימה וחוזרים אליה בהמשך, לוקח לנו זמן להיזכר מה עשינו, מה עוד רצינו לעשות, לחזור להיות בזרימה של עשייה – ולכן לי עדיף לעשות כמה שיותר בבת אחת. זו הסיבה גם שאני נמנעת מהסחות דעת, כי כל הפסקה של העבודה מחייבת החזרה של הפוקוס ולוקחת זמן.
יש אנשים אחרים שלהם יעבוד יותר טוב לחלק את המשימות לפרקי זמן קצרים יותר. אתם צריכים להכיר את עצמכם ולדעת באיזה סגנון עבודה תהיו הכי פרודקטיבים.
כלים לניהול משימות
אני משתמשת בשלוש שיטות על מנת לנהל את הלו"ז והמשימות שלי. זה נשמע הרבה אבל זו הדרך שנוחה לי ולוקחת לי הכי פחות זמן.
(1) ימי נושא ומשימות גדולות משובצים ביומן גוגל
אני מתחילה את התכנון החודשי של החודש הבא בערך בשבוע השלישי של החודש הנוכחי. אני מקצה את העוגנים של כל יום (יום ייעוצים, יום כתיבה, יום ענייני כספים וכו'). אני משתדלת שאלו יהיו ימים קבועים כדי ליצור לעצמי שגרה, אבל לפעמים דברים זזים (חגים, ימי הולדת, חופשות) ויש עוגנים שקורים רק פעם בחודש או חודשיים, ולכן אני מבצעת התאמות מדי חודש.
כל נושא בעסק מקבל צבע משלו – פגישות עם לקוחות בסגול, נושאי שיווק בירוק, פיתוח עסקי בכחול וכו'. כך לפי הצבעים אני יכולה להבין במהירות מה הלו"ז שלי לכל יום.
כאשר החודש מתחיל אני מתכננת אותו בפירוט רב יותר. אני משבצת ביומן משימות גדולות כמו "כתיבת מאמר" או "עדכון קובץ פיננסי", אבל לא יורדת לרזולוציות גבוהות יותר ביומן. יש אנשים שנוח להם לשבץ גם משימות קטנות ביומן, עליי זה מעיק. יש לי את וורד המשימות שלי עם כל המשימות המפורטות.
(2) כל המשימות והרעיונות בקובץ וורד
יש לי קובץ וורד עם רשימה מפורטת של כל המשימות, רעיונות ודברים שאני רוצה וצריכה לעשות. הקובץ מחולק למספר חלקים:
- משימות חשובות: 1-3 משימות לכל יום בשבוע
- משימות חשובות נוספות: להמשך השבוע או לשבוע הבא
- משימות לפי קטגוריות: כל שאר המשימות והרעיונות שלי מחולקות לנושאים
משימות חשובות השבוע
אני מתכננת את השבוע הקרוב לפי ימים – מה אני מתכננת לעשות בכל יום. בסוף יום העבודה אני מעדכנת את הרשימה (כי יכול להיות שלא הספקתי לעשות את כל המשימות של אותו יום) ומתעדפת את המשימות שעליי לבצע למחרת. באופן זה אני יכולה להתחיל את יום העבודה שלי בצורה חלקה עם המשימה הראשית הגדולה שיש לבצע באותו יום.
משימות חשובות נוספות
אלו המשימות הבאות בתור, אם אסיים את כל המשימות החשובות, אעבור אליהן.
משימות לפי קטגוריות
כאן רשומים כל המשימות, הרעיונות, ההשראות, הדברים שבא לי לעשות, דברים שאני צריכה לחשוב עליהם ולהחליט – לפי קטגוריות. את המשימות כאן אני לא מתעדפת, הן פשוט רשומות ומדי פעם אני מעבירה מכאן משימות למשימות החשובות.
כל קטגוריה גם מחולקת לתת-קטגוריה. דוגמאות:
- מאמרים בבלוג: כל מיני רעיונות שאני רוצה להוסיף למאמרים שכבר פרסמתי או רעיונות למאמרים חדשים.
- אתר: עיצובים שאני רוצה לעשות, באגים שאני צריכה לתקן ונושאים שאני רוצה ללמוד כדי להטמיע באתר (כמו Paypal API).
(3) משימות חוזרות או קצרצרות – Todoist
משימות שחוזרות על עצמן בתאריך קבוע אני רושמת ב-Todoist – השקיית צמחים (להשקות את הסחלב כל 7 ימים בקיץ), העברת משכורת (בתאריך קבוע), בדיקת חסכונות, רישום סטטיסטיקות של גודל הקהילה (ב-1 לחודש) וכו'.
ולפעמים… דף ועט
בדף ועט אני משתמשת כשאני רוצה לשלב בין משימות עסקיות למשימות של הבית, או כשאני צריכה להיות במקום מסויים בשעה כלשהי, ואני גוזרת זמנים לאחור.
צריך לזכור לקחת בחשבון גם זמן התארגנות ונסיעה.
מתחילים!
רשמתי כאן כל מיני דרכים בהם אני פועלת על מנת להיות פרודקטיבית ולנהל את הזמן שלי ואת המשימות שלי בצורה מוצלחת. גם לקחת רק משהו אחד יכול לעזור בניהול הזמן והמשימות שלך ולהפוך את היום שלך לפרודקטיבי יותר. כתבתי על כלים וטריקים נוספים לעבודה יעילה ומסודרת בהם אני משתמשת באופן קבוע.
