תוכנית כלכלית לעסק היא אחד הכלים הניהוליים החסרים לרוב בעלי העסקים. כולנו רוצים עסק מצליח ורווחי. רק שחשוב לזכור שהרווח בעסק הוא לא ההכנסות שלנו, אלא ההכנסות לאחר תשלום ההוצאות והמיסים, עם התייחסות לשעות העבודה והאנרגיה שהשקענו בעסק.
וכדי להגיע לעסק רווחי צריך להכיר את המספרים שלנו. לדעת מהן ההכנסות ומהן ההוצאות, מהם המוצרים הרווחיים שלנו, כמה שעות עבדנו, האם ערוצי השיווק שלנו יעילים, האם אנחנו מגיעים לתוצאות שרצינו. אנחנו רוצים לנתח את הפעולות שלנו אחורה – ולתכנן קדימה.
ואת זה אנחנו עושים באמצעות תוכנית כלכלית.
תוכן עניינים
הדרכה מוקלטת - הסבר מפורט של כחצי שעה:
הקובץ ישלח למייל שלכם לאחר ההרשמה, אם אתם לא מוצאים אותו – בדקו בתיקיית ספאם / דואר זבל / קידום מכירות. רוב הסיכויים שהוא נשלח ומסתתר שם ומחכה שתעבירו אותו לתיקיית הדואר הנכנס.
לקבלת אקסל תוכנית כלכלית למייל:
מתנה ללא הרשמה: תוכנית כלכלית
רק הקלקה על הכפתור כאן למטה נמצאת בינכם לבין קובץ תכנון שנתי מתוקתק לעסק! הקליקו וקבלו את הקובץ ישירות למחשב שלכם ללא הרשמה.
מהי תוכנית כלכלית לעסק?
תוכנית כלכלית לעסק היא תכנון חודשי של ההוצאות וההכנסות שלנו בעסק, עם תשומת לב למגוון המוצרים שאנחנו מוכרים, לכמות הנמכרת ולשעות העבודה שלנו. התוכנית הכלכלית בוחנת גם את המסוגלות שלנו להוציא לפועל את תוכנית העבודה שלנו, וגם את הרווח שלנו מביצוע התוכנית (ולא רק את ההכנסות).
התוכנית הכלכלית מאפשרת לנו מבט מלמעלה, לראות את התמונה הכוללת, האם בכלל הרווח שאנחנו צופים הוא מה שאנחנו רוצים, ובו זמנית אנחנו יכולים להוסיף זכוכית מגדלת ולהסתכל על הפרטים.
★ מהי ההשקעה הדרושה בעסק ומתי הוא יתחיל להיות רווחי?
★ כמה רווח שנתי צפוי לנו – האם הרווח מספק אותנו?
★ איך הרווח השנתי מתחלק על פני חודשי השנה – והאם זה אפשרי עבורנו, מבחינת המשכורת שאנחנו מושכים הביתה?
★ כמה שעות עבודה חודשיות צפויות לנו והאם התוכנית בכלל הגיונית מבחינת היקף העבודה שלנו?
★ הזדמנות להתבוננות במוצרים שלנו: האם אנו משקיעים את הזמן והכסף שלנו במוצרים רווחיים או במוצרים מפסידים?
מובטחות תובנות מפתיעות, הסקת מסקנות, וראייה ברורה של הדברים.
זו תוכנית כלכלית שנתית לדוגמה. אפשר להקליק על התמונה להצגתה בגדול.
(תוכנית זו אינה אמיתית והמספרים בה אינם מייצגים).
התוכנית הכלכלית מתאימה גם לעסקים ותיקים וגם לעסקים חדשים. אין שלב מוקדם מדי בעסק להכנת תוכנית כלכלית (רצוי אפילו טרם הקמת העסק). התוכנית הכלכלית חשובה כדי שנבין אם יש פער בין הרווח שאנו צופים בעסק להכנסה שאנו חייבים להביא הביתה, או לרווח שאנו רוצים לקבל.
כדאי להכין תוכנית כלכלית לעסק לשנה-שנתיים קדימה, ולעדכן אותה על בסיס חודשי בהתאם לתוצאות בפועל.
תכנון הרווח השנתי והחודשי באמצעות תוכנית כלכלית - השפעת העונתיות
כשאנחנו מתכננים את ההכנסות וההוצאות שלנו לפי חודשים, אנחנו יכולים להכניס פנימה עונתיות – ואת ההשפעה הספציפית של חודשי השנה על העסק שלנו.
- חופשה מתוכננת באוגוסט שתקטין את שעות העבודה ואת כמות המוצרים שניתן לייצר ולמכור
- תקופת טרום החגים – האם באופן טבעי העסק מוכר יותר או פחות?
- בחגים עצמם – האם יש פחות מכירות? האם יש לך פחות שעות עבודה ולכן יש פחות מכירות?
- אולי יש לך צינון קבוע בפברואר שמשבית אותך למספר ימים?
את כל ההיבטים האלו נכניס לתכנון באמצעות מספר המוצרים שנמכור בכל חודש, ונוכל לראות את השפעתם על השורה התחתונה – על הרווח החודשי. כך גם נוכל לתכנן את התקופות בהן ההכנסה נמוכה במיוחד – למשל אם אנחנו מתכננים חופשה באוגוסט, נדאג לשים בצד רזרבות על מנת לשמור על המשכורת החודשית שמועברת לבית.
לחילופין נוכל גם לתכנן פעולות ולהקדים תרופה למכה. אם אנחנו יודעים שבחודש פברואר נהיה מושבתים לשבוע, אולי נייצר יותר מהמוצר בחודש ינואר ונצבור מלאי. אם המכירות בחגים עצמם חלשות – נגדיל את הפרסום ונייצב אותן.
מחיר המוצר והנחות: התמונה המלאה
ההכנסות שלנו בעסק מושפעות ממספר המוצרים השונים שאנחנו מוכרים והמחיר של כל מוצר, ממספר הלקוחות שרוכשים מאיתנו וכמות המוצרים שרוכש כל לקוח בכל עסקה, וממספר העסקאות שמבצע כל לקוח (לקוחות חוזרים).
התוכנית הכלכלית מאפשרת לנו לראות את השפעת מחיר המוצר על סך המכירות והרווח שלנו. כל עוד עלויות הייצור שלנו לא משתנות (זה נכון גם לנותני שירותים כמובן), נוכל לשחק עם המחיר ולחזות את ההשפעה על המכירות ועל הרווח. אם אנחנו נותנים הנחה קבועה בחגים, נראה איך זה משפיע על הרווח שלנו, אם נרצה להעלות את מחיר המוצר, נוכל לשער את הכמות הנמכרת ואת ההשפעה על הרווח.
אם אנחנו נותנים הנחות או הטבות, חשוב שנשים לב שההנחה שאנחנו נותנים משאירה את המוצר מספיק רווחי, כדי לכסות גם על עלויות הייצור שלו וגם על העלויות הקבועות שלנו (שכירת משרד, סטודיו או קליניקה, רואה חשבון, נותני שירותים, שיווק ופרסום וכו'). את הרווחיות למוצר חשוב לבדוק גם אם אין עליו הנחות באמצעות ביצוע תמחיר מוצרים.
זה המקום לשקול גם את סוג המבצע שאנחנו מציעים ללקוח – האם עדיף לנו להציע הטבה כמותית או הנחת מחיר.
דוגמה
לקוחה קנתה מוצרים בשווי 1,000 ש"ח. המוכרת מתלבטת בין שתי אפשרויות:
- לתת 10% הנחה – ואז המוכרת תפסיד 100 ש"ח.
- לתת במתנה מוצר קטן שמחירו 100 ש"ח ועלותו למוכרת היא 50 ש"ח. במקרה זה תפסיד המוכרת רק 50 ש"ח (עלות המוצר).
מבחינת הלקוחה – בשני המקרים היא מקבלת הטבה בשווי של 100 ש"ח, מבחינת המוכרת, היא מפסידה פחות כאשר היא נותנת מוצר מתנה.
סך שעות עבודה חודשיות ורווח לשעת עבודה
התוכנית הכלכלית מאפשרת לבחון את שעות העבודה שלנו בשני היבטים: (1) סך שעות העבודה החודשיות; (2) הרווח לשעת עבודה.
(1) סך שעות העבודה החודשיות
בתכנון השנתי שמבוצע במסגרת התוכנית הכלכלית, נתייחס גם לסך שעות העבודה שלנו שכוללות את שעות העבודה הישירות של מתן שירות או ייצור המוצרים וגם את שעות העבודה העקיפות (שיווק, אדמיניסטרציה, ניהול כספים, מכירות וכו'). נסכום את סך השעות ונראה שאנחנו מגיעים למספר שהגיוני לנו – שהולם את שעות העבודה שאנו רוצים לעבוד בעסק (כבר כשאנחנו מקימים את העסק כדאי להגדיר לעצמנו ימי ושעות עבודה וגם זמני מנוחה וחופשות).
יכול להיות שתכננו היקף מכירות כזה שמחייב עבודה שלנו ב-200% משרה – וזה הרי לא ישים, במקרה כזה, נצטרך לחזור לתכנון ולבצעו מחדש. יכול להיות גם הפוך, אולי יעד ההכנסה ששמנו לעצמנו נמוך מדי ומשאיר לנו יותר זמן פנוי ממה שרצינו, במקרה זה ואנחנו יכולים לחשוב על להעלות את יעד המכירות.
(2) הרווח לשעות עבודה
לכל עסק יש מחלקות: מקצועית, הנהלה, שיווק, מכירות, שירות לקוחות, כוח אדם, כספים, רכש ולוגיסטיקה, תפעול, מיחשוב, מחקר ופיתוח. בכולן בעל העסק נדרש להקדיש שעות עבודה.
נרצה תמיד לבדוק את הרווח לשעות עבודה של בעל העסק – נחשב זאת על ידי חילוק סך הרווח בכל שעות העבודה של בעל העסק. גם שעות העבודה בייצור או מתן שירות, וגם כל השעות מסביב – השיווק, הכספים, הניירות, האדמיסנטרציה. נרצה שהרווח לשעה יהיה כמה שיותר גדול.
אם הרווח בעסק משביע רצון, אבל בעל העסק עובד ללא הפסקה, חסר כוח ואנרגיה,או שלא נשאר לו זמן למשפחה, חברים וחיים – זה תמרור אזהרה שיש להתייחס אליו ולתקן את המצב.
התוכנית הכלכלית גם מאפשרת לנו לבחון האם ומתי כדאי להכניס עובדים נוספים לעסק.
השוואת התוכנית הכלכלית לשנה קודמת ולביצועים בפועל
ריכוז נתוני המכירות וההוצאות שלנו בדוח מסודר מאפשר לנו מבט מפוקח על העסק שלנו. נוכל להשוות את הביצועים השנה לביצועי השנה הקודמת ולתוכנית הכלכלית שלנו ולהסיק מסקנות.
אם הרווח בעסק אינו כפי שתכננו, התוכנית הכלכלית מאפשרת לנו לאתר את מקור הבעיה.
- האם עלויות הייצור עלו?
- האם ההוצאות הקבועות עלו?
- האם המכירות הן לא כפי שצפינו?
- האם הבעיה במכירות היא במספר הלקוחות הקונים או בסכום בו כל לקוח רוכש?
- האם תמהיל המוצרים שאנחנו מוכרים השתנה ואנחנו מוכרים השנה מוצרים פחות רווחיים מאשר המוצרים שמכרנו לפני שנה?
את הבדיקות האלה אנחנו עושים במהלך השנה ולא רק בסוף השנה. תמיד נהיה עם יד על הדופק, מעודכנים במה שקורה בעסק שלנו כדי שנוכל להגיב בזמן ולתקן. התוכנית הכלכלית היא דינמית, היא ניתנת לשינוי ותיקון תוך כדי תנועה. היא מאפשרת זיהוי הבעיה, ביצוע פעולות תיקון, עדכון קדימה של המטרות והמשימות שלנו והיערכות למצב החדש שנוצר.
גזירת תוכנית עבודה שנתית מתוך התוכנית הכלכלית
התוכנית הכלכלית הולכת יד ביד עם התוכנית השיווקית של העסק, וביחד הן יוצרות את המשימות השוטפות בעסק. התוכנית מסמנת לנו את המטרה הכמותית (היקף ההכנסה החודשי), המורכבת מ:
- מספר הלקוחות הרוכשים
- כמות מוצרים נמכרת מכל סוג מוצר
- מחיר המוצרים
מתוך נתונים אלו אנו מייצרים תוכנית עבודה שיווקית ותפעולית. אילו משימות עלינו לעשות על מנת להגיע לכמות המוצרים הנמכרת החודשית.
אם קבענו בתוכנית שאנחנו רוצים להגיע להכנסות של 20,000 בחודש ינואר באמצעות מכירה של 100 יחידות מוצר במחיר של 200 שקל – עכשיו צריך לתרגם את זה לפעולות – הן ברמה השיווקית והן ברמה התפעולית (כמובן בהנחה שהמספר הנ"ל הגיוני ובר-השגה).
✦ ברמה השיווקית – בהשוואה להיקפי הפעילות הרגילים שלנו בחודשים הקודמים ובחודש ינואר בשנה הקודמת, נוכל להעריך את היקף השיווק והפרסום הדרושים על מנת להגיע לכמות המכירות הרצויה.
✦ ברמה התפעולית – ניערך למכירה של 100 יחידות מוצר בחודש ינואר על ידי ייצור או הזמנת המוצר מהספק.
הכנת תוכנית כלכלית שנתית
את התוכנית הכלכלית אנחנו בונים משני כיוונים. קודם כל מלמטה, משורת הרווח (כמה משכורת נמשוך הביתה) ואחר כך מלמעלה, מכמות המוצרים הנמכרת וההוצאות בעסק. על מנת שיהיה לנו קל להכין את התוכנית, כדאי לנהל את ההכנסות וההוצאות בעסק ברמה חודשית (מוזמנים להירשם ולקבל את הקובץ שלי במתנה).
הרווח השנתי הדרוש
נתחיל בלהבין כמה כסף אנחנו חייבים להביא הביתה. לא כמה יהיה נחמד, לא כמה בא לנו להרוויח, אלא מה המינימום שאנחנו חייבים להכניס הביתה כל חודש על מנת להמשיך לשמור על יציבות כלכלית. אם אנחנו מסוגלים להרוויח יותר זה נפלא, אבל אנחנו חייבים לדעת מה המינימום. קובץ התקציב וניהול הוצאות הבית שלי מאפשר להבין את ההכנסה החודשית הדרושה לנו לבית.
את ההכנסה החודשית הדרושה לבית נכפיל ב-12 על מנת להגיע להכנסה שנתית. ההכנסה של הבית שקולה לרווח של העסק אחרי מיסים (ולא למחזור המכירות בעסק). כך הגענו לשורה התחתונה, לרווח השנתי המינימלי הדרוש בעסק.
כמות המוצרים הנמכרת
עכשיו נעבור לבניית התוכנית מלמעלה, מכמות המוצרים הנמכרת ומחירם. אם העסק היה פעיל בשנה הקודמת, נתייחס לנתוני השנה הקודמת כבסיס לשנה הנוכחית. אפשר גם להכניס עליה בהכנסות (5-10% ברמה שנתית), בפרט אם אנו רואים מגמת עליה בין החודשים בשנה הקודמת. התוכנית השיווקית צריכה להתאים ליעדי המכירות שאנו מציבים בתוכנית הכלכלית.
אם העסק הוא חדש, נתייעץ עם בעלי עסקים מהתחום שלנו על מנת להעריך מה יהיה היקף המכירות הריאלי עבור עסק חדש בשנה הראשונה. גם כשאין לנו מושג איך לתכנן את המכירות, יש כמה מספרים שחשוב שנדע.
ניקח את כמות המוצרים שמכרנו בשנה שעברה ונרשום אותה בתוכנית. במידה ואנו רוצים השנה להתמקד בתמהיל מוצרים שונה (לשים דגש על מוצר אחר מאשר בשנה הקודמת) נתאים את הכמויות. נתייחס גם למחיר המוצרים והאם אנו מבצעים בו שינוי.
נכפיל את כמות המוצרים המתוכננת במחיר המוצר ונגיע להכנסה החודשית והשנתית.
הוצאות ישירות
את המכירות היה חשוב שנבנה מרמת המוצר כדי שנוכל להעריך בצורה טובה את ההוצאות הישירות שלנו. לכל מוצר (או קטגוריית מוצרים) ניקח את ההוצאה הישירה שלו ונכפיל בכמות הנמכרת ממנו. ההוצאה הישירה של מוצר כוללת בין היתר חומרי גלם, אריזה, עבודה ומשלוח. הוצאה ישירה של שירות יכולה להיות שכירת קליניקה לפי שעה או תשלום לעובדים פר פרויקט. לפעמים נוכל לשייך למוצר גם עלות פרסום במידה ופרסמנו מוצר ספציפי.
הוצאות עקיפות
כעת נרשום את כל ההוצאות האחרות שיש לנו בעסק, שאינן קשורות באופן ישיר למוצר או השירות הנמכרים. הוצאות רואה חשבון, שכירת משרד, עובדים, הכשרה מקצועית, הוצאות שיווק ופרסום, מיתוג וכדומה.
הרווח השנתי הצפוי
נחסיר מההכנסות את ההוצאות הישירות והעקיפות ונקבל את הרווח החודשי והשנתי לפני מיסים. המיסוי הוא אינדבידואלי ותלוי בנתונים האישיים של כל אדם ולכן לא אוכל להתייחס כאן להיבט המיסוי. בייעוץ אישי עם איש מקצוע או רואה חשבון ניתן להוסיף לתכנון גם את המס הצפוי ולקבל את הרווח אחרי מס (שכנראה יהיה נמוך משמעותית).
בדיקת הלימה בין הרווח השנתי הצפוי לרווח הדרוש
זהו, הגענו ל-Money Time. האם יש סנכרון בין הרווח השנתי הדרוש לבית (שחישבנו בהתחלה) לבין הרווח השנתי הצפוי הנובע מכמות המוצרים הנמכרת. אם כן, שיחקנו אותה. אם לא, והרווח הדרוש גדול יותר מהרווח שאנו מסוגלים להגיע אליו – נצטרך להמשיך לתכנן ולגשר על הפער.
נחפש את הפתרונות במוצרים ובלקוחות הקיימים שלנו: אם באמצעות צמצום הוצאות או עלויות, הגדלת הכמות הנמכרת לכל לקוח, מכירה ללקוחות עבר, שינוי בפורמט המוצרים, עדכון התוכנית השיווקית, פניה לקהלים חדשים או פתרון אחר – עד שנגיע לסנכרון.
אם אנחנו עדיין לא מצליחים להגיע להלימה, נוכל לשקול למצוא פתרון להכנסה הדרושה לבית בדרכים אחרות, שאינן דרך העסק. בין אם זו עבודה במשרה חלקית או כפרילנס, נמצא פתרון שישרת גם את הבית וגם את העסק שלנו. את העסק אנחנו רוצים לנהל ממקום יציב ורגוע, לקבל החלטות שקולות ונבונות, ויהיה מאתגר לעשות את זה כשהבית שלנו עומד בפני קריסה כלכלית.
תכנון הוא קריטי
תוכנית כלכלית לעסק היא אחד הרכיבים החסרים לרוב בעלי העסקים, והטמעתה בעסק תביא להבנה טובה יותר של העסק ולרווחים גבוהים יותר. אני מקווה מאוד שמצאת את ההסברים מועילים.
